Menganalisis Data

Sekian lama data dianalisis bagi menukar bentuk data mentah kepada maklumat yang lebih bermakna.  Analisis data merupakan komponen utama yang memberikan hasil dari suatu pengumpulan data dan dijadikan asas dalam pembuatan keputusan.  Data dari pelbagai sumber dikumpulkan, dikaji, dan kemudian dianalisis untuk membentuk semacam penemuan atau kesimpulan. Terdapat pelbagai kaedah analisa data tertentu, yang sebahagiannya termasuk perlombongan data, analisis teks, risikan perniagaan, dan visualisasi data.

Oleh itu, analisis data boleh dilakukan dengan menggunakan fungsi query di dalam Microsoft Access.  Anggapan sesetengah orang yang mengatakan analisis menggunakan query adalah susah.  Anggapan ini boleh ditukarkan setelah anda mempelajarai tentang betapa mudahnya menganalisis data menggunakan query.  Kaedah analisis tradisional yang memungkinkan kepada peningkatan masa, kini boleh diseelsaikan dengan kaedah yang mungkin hanya memakan masa beberapa minit sahaja.

Di dalam topik analisa data ini, anda akan didedahkan dengan beberapa kaedah analisa menggunakan query.  Analisa ini melibatkan analisa menggunakan kriteria, analisa menggunakan expression, analisa menggunakan formula kiraan dan analisa menggunakan parameter.  Selepas anda menghabiskan topik analisa data ini, anda akan berupaya melaksanakan analisa data anda sendiri dengan mengembangkan kemahiran menganalisis data dengan latihan-latihan sendiri.


Menganalisa Data Berdasarkan Kriteria

Analisa data dapat dilakukan dengan mengarahkan query memaparkan hasil saringan data yang ditentukan oleh anda sendiri melalui baris criteria.

M3.2 2

Anda boleh memikirkan kriteria query sebagai syarat yang anda tetapkan untuk satu atau lebih medan yang terpilih. Kriteria tersebut menentukan keadaan, berdasarkan nilai medan yang menyatakan apa yang anda ingin masukkan dalam query, seperti contohnya “paparkan rekod-rekod di mana nilai JAWATAN adalah GURU AKADEMIK BIASA “.

M3.2 1

  1. Buka query dalam paparan Design sama ada melalui klik kanan pada nama query atau buka query terlebih dahulu, kemudian klik Design View pada Toolbar.

    M3.2 3

  2. Taipkan pada ruangan kriteria syarat yang hendak dibenarkan paparan.  Pastikan nilai kriteria dari sebgi ejaan dan simbol yan sama seperti nilai yang ada dalam medan.  Contohnya jika anda tulis GURU AKADEMIK BIASA perlu sama seperti dalam medan. Tidak boleh rapat atau ditambah dengan simbol lain atau diringkaskan.

    M3.2 4

  3. Tukar ke paparan Datasheet untuk melihat hasilnya.

Selain daripada itu anda boleh menggunakan pelbagai kriteria lain sebagai syarat query untuk hasil paparan yang hendak anda saring.  Berikut merupakan jadual dan fungsi kriteria lain yang biasa digunakan dalam analisis data.

KRITERIA FUNGSI
>25 and <50 Memaparkan rekod yang mempunyai medan jumlah, bilangan, harga, umur dan berkaitan nombor yang lebih besar dari 25 sehingga 50
Is Null Memaparkan rekod yang mempunyai medan kriteria NULL atau tidak diisi.
Is Not Null Memaparkan semua rekod yang mempunyai medan saringan telah diisi dengan data.
“GURU AKADEMIK BIASA” Menyaring rekod yang mengandungi nilai padanan teks yang tepat dengan Guru Akademik Biasa.
Not “GURU AKADEMIK BIASA” Menyaring rekod yang mengandungi nilai selain dari teks Guru Akademik Biasa.
Like M* Memaparkan rekod yang mengandungi teks medan yang disaring bermula dengan huruf “M” .
Not Like M* Memaparkan rekod selain dari teks medan yang disaring bermula dengan huruf “M” .
Like “*Guru*” Memaparkan semua rekod yang mengandungi perkataan GURU di dalam medan yang disaring.
“RM5300” And “RM3000” Memaparkan semua rekod nilai RM5300 dan RM3000 bagi medan yang disaring
“RM5300” Or “RM3000” Memaparkan semua rekod nilai RM5300 terlebih dahulu.  Jika nilai tersebut tiada baru rekod saringan nilai RM3000 dipaparkan.

 


Menganalisa Data Berdasarkan Expression

Pelbagai kriteria boleh diletakkan bagi menyaring atau memberia arahan pada Access.  Jadi untuk membina analisis yang lebih terperinci, anda perlu menggunakan Expression yang boleh diletakkan dalam sel criteria query atau lajur baru dalam query. Expression adalah satu fungsi yang terdapat di dalam Access bagi memudahkan pengguna membina arahan-arahan kriteria yang lebih  spesifik dan panjang.

Terdapat pelbagai expression yang boleh digunakan seperti fungsi pengiraan, fungsi carian, fungsi, tarikh/masa dan sebagainya.  Dalam modul ini akan menerangkan tentang membina satu lajur dalam query yang akan memaparkan bilangan tahun dari tarikh yang diberikan.  Contohnya tempoh masa berkhidmat.

Dibawah adalah tutorial bagaimana menggunakan fungsi Expression.  Buka terlebih dahulu Query sedia ada yang telah anda cipta sebelum ini.  Pilih paparan Design View.

M3.3 1

  1. Klik kanan pada tetikus di atas sel Criteria pada lajur TARIKH LAPOR DIRI.  Senarai menu akan dipaparkan.
  2. Pilih Build… untuk buka tetingkap Expression.

    M3.2

  3. Setelah tetingkap Expression Builder dipaparkan, anda boleh mengisi arahan-arahan pada ruang kosong.  Contohnya anda taipkan >#01/01/2006.  Ini akan mengarahkan query Access untuk memaparkan rekod tarikh lapor diri selepas dari tarikh 01 Januari 2006.  Simbol > menunjukkan lebih besar.
  4. Setelah klik OK, arahan yang anda masukkan ke dalam tetingkap expression akan di masukkan dalam sel kriteria yang anda pilih untuk disaring.

    M3.3 3

  5. Klik Run! untuk melihat hasilnya.

Fungsi Expression Builder adalah untuk menaip arahan yang panjang dan memudahkan pengguna membina expression arahan dengan menggunakan ketiga-tiga expression yang disediakan Access melalui ruangan Expression elements Expression Categories dan Expression values.  Kesilapan menaip arahan (expression) dapat dikurangkan menggunakan fungsi expression.

 

 

Sintak beza dua tarikh:

DateDiff ( interval, date1, date2 )

Argumen

Penerangan
Interval Perlu diletakkan bagi menetapkan perbezaaan sama ada bilangan tahun, bulan, minggu, hari atau masa di antara dua tarikh/masa (date1 dan date2).
date1, date2 Diperlukan bagi mengira dua tarikh/masa yang hendak dikira.

Jika tarikh yang hendak dikiran sehingga hari ini, letakkan Now() pada date2.

Jadual berkenaan format pada argumen interval yang boleh diletakkan.

Interval PENERANGAN
yyyy Year
q Quarter
m Month
y Day of year
d Day
w Weekday
ww Week
h Hour
n Minute
s Second


Formula Kiraan

Tapisan Menggunakan Parameter.