Sekian lama data dianalisis bagi menukar bentuk data mentah kepada maklumat yang lebih bermakna. Analisis data merupakan komponen utama yang memberikan hasil dari suatu pengumpulan data dan dijadikan asas dalam pembuatan keputusan. Data dari pelbagai sumber dikumpulkan, dikaji, dan kemudian dianalisis untuk membentuk semacam penemuan atau kesimpulan. Terdapat pelbagai kaedah analisa data tertentu, yang sebahagiannya termasuk perlombongan data, analisis teks, risikan perniagaan, dan visualisasi data.
Oleh itu, analisis data boleh dilakukan dengan menggunakan fungsi Query di dalam Microsoft Access. Anggapan sesetengah orang yang mengatakan analisis menggunakan query adalah susah. Anggapan ini boleh ditukarkan setelah anda mempelajarai tentang betapa mudahnya menganalisis data menggunakan Query. Kaedah analisis tradisional yang memungkinkan kepada peningkatan masa, kini boleh diseelsaikan dengan kaedah yang mungkin hanya memakan masa beberapa minit sahaja.
Di dalam topik analisa data ini, anda akan didedahkan dengan beberapa kaedah analisa menggunakan Query. Analisa ini melibatkan analisa menggunakan kriteria, analisa menggunakan expression, analisa menggunakan formula kiraan dan analisa menggunakan parameter. Selepas anda menghabiskan topik analisa data ini, anda akan berupaya melaksanakan analisa data anda sendiri dengan mengembangkan kemahiran menganalisis data dengan latihan-latihan sendiri.
Analisa data dapat dilakukan dengan mengarahkan query memaparkan hasil saringan data yang ditentukan oleh anda sendiri melalui baris criteria.
Anda boleh memikirkan kriteria Query sebagai syarat yang anda tetapkan untuk satu atau lebih medan yang terpilih. Kriteria tersebut menentukan keadaan, berdasarkan nilai medan yang menyatakan apa yang anda ingin masukkan dalam Query, seperti contohnya senaraikan rekod GURU AKADEMIK BIASA bagi JAWATAN.
1 – Buka Query dalam paparan Design iaitu melalui klik kanan pada nama Query atau buka Query terlebih dahulu, kemudian klik menu Design View dari Toolbar.
2 – Taipkan pada ruangan Criteria. Pastikan nilai kriteria dari segi ejaan dan simbol adalah sama seperti nilai yang ada dalam medan. Contohnya jika anda tulis GURU AKADEMIK BIASA perlu sama seperti rekod-rekod dalam medan JAWATAN. Tidak boleh rapat atau ditambah dengan simbol lain atau diringkaskan.
3 – Tukar ke paparan Datasheet untuk melihat hasilnya.
Selain daripada itu anda boleh menggunakan pelbagai kriteria lain sebagai syarat Query untuk hasil paparan yang hendak disaring. Berikut merupakan jadual dan fungsi kriteria lain yang biasa digunakan dalam analisis data.
| KRITERIA | FUNGSI |
| >25 and <50 | Memaparkan rekod yang mempunyai medan jumlah, bilangan, harga, umur dan berkaitan nombor yang lebih besar dari 25 sehingga 50 |
| Is Null | Memaparkan rekod yang mempunyai medan kriteria NULL atau tidak diisi. |
| Is Not Null | Memaparkan semua rekod yang mempunyai medan saringan telah diisi dengan data. |
| “GURU AKADEMIK BIASA” | Menyaring rekod yang mengandungi nilai padanan teks yang tepat dengan Guru Akademik Biasa. |
| Not “GURU AKADEMIK BIASA” | Menyaring rekod yang mengandungi nilai selain dari teks Guru Akademik Biasa. |
| Like M* | Memaparkan rekod yang mengandungi teks medan yang disaring bermula dengan huruf “M” . |
| Not Like M* | Memaparkan rekod selain dari teks medan yang disaring bermula dengan huruf “M” . |
| Like “*Guru*” | Memaparkan semua rekod yang mengandungi perkataan GURU di dalam medan yang disaring. |
| “RM5300” And “RM3000” | Memaparkan semua rekod nilai RM5300 dan RM3000 bagi medan yang disaring |
| “RM5300” Or “RM3000” | Memaparkan semua rekod nilai RM5300 terlebih dahulu. Jika nilai tersebut tiada baru rekod saringan nilai RM3000 dipaparkan. |
- Berdasarkan Table DataSepadu senaraikan Guru yang lahir di dalam negeri Perak.
- Senaraikan Guru yang berjawatan GURU AKADEMIK BIASA dengan memiliki nama bermula huruf M.
Pelbagai kriteria boleh diletakkan bagi menyaring atau memberi arahan pada Microsoft Access. Jadi untuk membina analisis yang lebih terperinci, anda perlu menggunakan Expression yang boleh diletakkan dalam sel criteria Query atau lajur baru dalam Query. Expression adalah satu fungsi yang terdapat di dalam Access bagi memudahkan pengguna membina arahan-arahan kriteria yang lebih spesifik dan panjang.
Terdapat pelbagai expression yang boleh digunakan seperti fungsi pengiraan, fungsi carian, fungsi, tarikh/masa dan sebagainya. Dalam modul ini akan menerangkan tentang membina satu lajur dalam query yang akan memaparkan bilangan tahun dari tarikh yang diberikan. Contohnya tempoh masa berkhidmat.
Dibawah adalah tutorial bagaimana menggunakan fungsi Expression. Buka terlebih dahulu Query sedia ada yang telah anda cipta sebelum ini. Pilih paparan Design View.
Contoh 1 : Menyenaraikan individu yang lapor diri selepas tarikh 1 Januari 2006.
1 – Klik kanan pada tetikus di atas sel Criteria pada lajur TARIKH LAPOR DIRI. Senarai menu akan dipaparkan.
2 – Pilih Build… untuk buka tetingkap Expression.
3 – Setelah tetingkap Expression Builder dipaparkan, anda boleh mengisi arahan-arahan pada ruang kosong. Contohnya anda taipkan >#01/01/2006#. Ini akan mengarahkan query Access untuk memaparkan rekod tarikh lapor diri selepas dari tarikh 01 Januari 2006. Simbol > menunjukkan lebih besar.
4 – Setelah klik OK, arahan yang anda masukkan ke dalam tetingkap expression akan di masukkan dalam sel kriteria yang anda pilih untuk disaring.
5 – Klik Run! untuk melihat hasilnya.
Fungsi Expression Builder adalah untuk menaip arahan yang panjang dan memudahkan pengguna membina expression arahan dengan menggunakan ketiga-tiga expression yang disediakan Access melalui ruangan Expression elements Expression Categories dan Expression values. Kesilapan menaip arahan (expression) dapat dikurangkan menggunakan fungsi expression.
Contoh 2: Mengira tempoh berkhidmat idividu bermula dari tarikh lantikan pertama sehingga sekarang.
Bagi mengira tempoh masa anda boleh gunakan sintak beza dua tarikh seperti berikut: DateDiff ( interval, date1, date2 )
| ARGUMEN | PENERANGAN |
| Interval | Perlu diletakkan bagi menetapkan perbezaaan sama ada bilangan tahun, bulan, minggu, hari atau masa di antara dua tarikh/masa (date1 dan date2). |
| date1, date2 | Diperlukan bagi mengira dua tarikh/masa yang hendak dikira. Gunakan formula Now() bagi kiraan tempoh hingga hari ini.
date 1 = Tarikh lantikan pertama. |
Jadual berkenaan format pada argumen interval yang boleh diletakkan.
| INTERVAL | PENERANGAN |
| yyyy | Year |
| q | Quarter |
| m | Month |
| y | Day of year |
| d | Day |
| w | Weekday |
| ww | Week |
| h | Hour |
| n | Minute |
| s | Second |
1 – Buka Query Design dan masukkan Table DataSepadu.
2 – Masukkan medan NAMA, NO KP, KOD SEKOLAH dan TARIKH LANTIKAN PERTAMA dari table DataSepadu.
3 – Klik kanan field kosong sebelah TARIKH LANTIKAN PERTAMA dan pilih Build…
4 – Taipkan TEMPOH BERKHIDMAT: DateDiff(“yyyy”;[DataSepadu]![TARIKH LANTIKAN PERTAMA];Now()) di dalam kotak Expression Builder.
5 – Bagi mengelakkan kesilapan semasa menaip boleh gunakan kaedah berikut iaitu pilih daripada Expression Elements bagi medan date 1 iaitu “[DataSepadu]![TARIKH LANTIKAN PERTAMA]”
Klik tanda [+] pada tajuk Tutorial Access.accdb (ikut nama database anda), tanda [+] Tables dan pilih DataSepadu.
6 – Kemudian dwi klik Pada TARIKH LANTIKAN PERTAMA. Access akan secara automatik meletakkan medan date 1 anda.
Jika anda ingin memaparkan tempoh sehingga hari ini hanya gunakan fungsi Now(). tetapi jika anda ingin meletakkan sesuatu tarikh boleh taip menggunakan format “dd/mm/yyyy” atau gunakan langkah 6 jika tarikh tersebut ada di dalam rekod.
6 – Klik Run! dan anda akan lihat hasilnya.
Gunakan medan TARIKH LAHIR untuk memaparkan senarai guru yang berumur berumur 50 tahun dan ke atas.
Query Access membantu membuat pengiraan dari formula matematik mudah sehingga kepada formula statistik. Formula pengiraan boleh dimasukkan di dalam ruangan Criteria dan juga dimasukkan dengan mewujudkan medan baru. Contohnya mengira jumlah bilangan waktu mengajar guru dalam seminggu.
Bagi tujuan tersebut penggunaan fungsi Cint() bagi menukarkan data type medan kepada integer, CDbl() bagi nombor perpuluhan dan juga fungsi Nz() untuk menjadikan medan yang Null (tidak diisi apa apa data bagi nombor) sebagai nilai sifar (0)
Berikut merupakan tutorial yang menggunakan contoh penambahan medan bagi JUMLAH WAKTU MENGAJAR guru pada Table DataSepadu.
1 – Buka Query Design dan masukkan Table DataSepadu.
2 – Masukkan medan NAMA, NO KP, NAMA SEKOLAH, BIL WAKTU1,BIL WAKTU2, dan BIL WAKTU3 ke dalam ruangan Query Design. Tetapi jika anda tidak memasukkan medan ketiga-tiga bilangan waktu ini pun tidak mengapa.
3 – Pada ruangan kosong di sebelah medan BIL WAKTU3, klik kanan dan pilih Build…
4 – Taipkan JUMLAH WAKTU: CInt(Nz([DataSepadu]![BIL WAKTU1])+Nz([DataSepadu]![BIL WAKTU2])+Nz([DataSepadu]![BIL WAKTU3])) di dalam kotak Expression Builder.
JUMLAH WAKTU: = Nama medan baru.
CInt(field1,field2,field3,….) = Tukarkan Data Type medan menjadi integer.
Nz(field) = Memastikan supaya setiap medan Null yang terlibat dengan pengiraan dianggap sifar (0).
5 – Klik Run! dan hasilnya adalah seperti berikut.
Daripada Table DataSepadu, bina satu query dengan penambahan medan yang memaparkan PURATA WAKTU MENGAJAR guru.
Berdasarkan bahagian 1 modul ini iaitu analisis berdasarkan kriteria, anda perlu menukar kriteria di dalam paparan Design View Query setiap kali anda ingin membuat carian, contohnya saringan nombor kad pengenalan. Tetapi adakah sesuai jika anda perlu melakukan sedemikian setiap kali membuat carian. Ini akan mengambil masa dan tidak efektif.
Apa kata jika setiap kali anda membuka Query carian anda hanya perlu memasukkan di dalam kotak teks dengan butang carian. Ini lebih memudahkan. Oleh itu anda boleh membina saringan atau carian dengan menggunakan parameter.
Berikut adalah tutorial membina Query carian menggunakan parameter. Contoh yang diberikan adalah dengan membina Query carian OPSYEN DOMINAN dan membandingkannya dengan subjek ajar guru.
1 – Buka Query Design dan masukkan Table DataSepadu.
2 – Masukkan NO KP, SUBJEK AJAR1, SUBJEK AJAR2, SUBJEK AJAR3 dan OPSYEN DOMINAN.
3 – Taipkan [Masukkan Opsyen Dominan Guru] di dalam ruang Criteria OPSYEN DOMINAN. Anda boleh masukkan apa sahaja arahan di dalam braket [ ]. Ini akan menjadi ayat arahan kepada pengguna anda di dalam kotak dialog arahan.
4 – Klik Run!.
5 – Kotak dialog Enter Parameter Value akan keluar dengan arahan seperti yang anda taip di dalam ruang kriteria tadi. Taip opsyen dominan yang dikehendaki. Contoh di sini adalah MATEMATIK.
6 – Dan anda akan dapat hasilnya seperti di bawah ini.
7 – Klik ikon Save dan taipkan nama Query anda tadi.
Setiap kali anda membuka Query tersebut, kotak dialog Enter Parameter Value akan keluar dengan arahan yang perlu pengguna lakukan. Anda tidak perlu bersusah payah untuk membuka dan mengemas kini kriteria di dalam ruang Criteria setiap kali ingin buat carian lain.
Dari Table DataSepadu, bina satu Query menggunakan Parameter bagi carian JAWATAN bagi membandingkannya dengan JUMLAH WAKTU MENGAJAR.
Panduan Pengurusan Data 