Di dalam pengurusan data, pangkalan data yang besar memerlukan kepada pengurusan yang sistematik. Pengurusan yang sistematik menjadikan tugas-tugas mengendalikan data lebih berkesan. Salah satu cara yang mudah adalah menggunakan borang (Forms) Microsoft Access. Walau pun penngendali data boleh menggunakan table untuk kemaskini dan carian, namun Forms berfungsi menjadikan data lebih menarik. Pelbagai fungsi pada Forms boleh digunakan untuk membantu pengendali data menguruskan data mereka.
1 – Pada tab Create klik ikon Form Wizard
2 – Pilih table yang hendak menggunakan Forms.
3 – Pilih lajur (medan) table yang dipilih untuk diletakkan di dalam Forms. Select lajur dan klik > untuk di masukkan ke dalam ruang Selected Fields.
4 – Selepas klik Next pilih bentuk paparan yang dikehendaki. 
Columnar paparan dalam bentuk Form tunggal.
Datasheet paparan seperti paparan table iaitu lajur dan baris.
Tabular paparan seperti Datasheet tetapi di dalam bentuk Forms.
Justified paparan seperti Columnar tetapi di dalam kumpulan.
5 – Masukkan nama yang bersesuaian untuk Form anda, kemudian pilih Open the form… untuk buka terus Forms atau pilih Modify th form’s… untuk mengemaskini Forms. Setelah itu klik Finish.
Di bawah ini merupakan paparan pengguna yang membolehkan data dimasukkan satu persatu di dalam bahagian Badan utama. Bilangan data boleh dilihat pada Nombor Rekod.
Forms yang dibina boleh dikemaskini pada bila-bila masa. pastikan anda simpan setiap kali perubahan dilakukan.
6 – Di dalam tab Home, klik Design View.
7 – Kemudian anda buka tab Format untuk menggunakan tool kemaskini yang disediakan.
Tool yang terdapat di dalam tab format boleh digunakan untuk mengemaskini format tulisan dan format kotak teks seperti warna dan saiznya.
Form yang telah siap dibina dan anda boleh memasukkan data baru, mencari dan meninjau rekod data sedia ada.
Bagi peringkat kedua tutorial ini akan menerangkan bagaimana untuk menambah butang arahan di dalam Form yang telah dibina. Bagi contoh ini, anda akan ditunjukkan langkah-langkah untuk menambah butang carian di dalam Form Maklumat Peribadi seperti yang ditunjukkan dalam rajah di bawah ini.
1 – Di dalam tab Design, terdapat ikon-ikon kawalan Form.
2 – Untuk membina butang arahan, klik ikon segi empat tepat (Button Controls)
3 – Pilih Categories Record Navigation dan Find Record. Klik Next.
Di dalam kotak dialog Command Button Wizard terdapat beberapa arahan untuk butang arahan. Butang arahan tersebut adalah berdasarkan kategori-kategori seperti di dalam jadual di bawah.
4 – Pilih Text dan taip “Carian” pada ruang teks. Anda boleh pilih sama ada label bagi butang carian dalam bentuk ikon atau teks. Bagi contoh ini menggunakan label teks Carian. Klik Next.
5 – Namakan butang tersebut sebagai “CarianRekod“dengan menaip pada ruangan teks . Pada langkah ini boleh juga memilih nama default yang ditentukan oleh Access. Klik Finish.
Seterusnya Access akan memaparkan butang arahan yang telah dibina mengikut saiz yang ditentukan oleh Access. Anda boleh mengubah saiz dengan menggunakan tetikus.
Pilih paparan View, dan aapabila anda klik pada butang Carian, ia akan mengarahkan Access untuk mengeluarkan kotak dialog carian Find and Replace.
Bagi memudahkan carian, pastikan anda memilih Look In: Current document, Match: Any Part of Field dan Search: All bagi memberikan arahan kepada access untuk mencari rekod dari keseluruhan pangkalan data.
Seterusnya anda boleh melakukan percubaan membina beberapa butang arahan lain. Butang arahan sedia ada boleh dipadam.
Aktiviti Latihan
- Anda dikehendaki membina satu Form yang memaparkan maklumat perkhidmatan individu yang mengandungi perkara-perkara sperti berikut,
a) Nama
b) Nombor Kad Pengenalan
c) Tempat Bertugas
d) Tarikh Lantikan Pertama
e) Tarikh Pengesahan Pertama
f) Tarikh Bersara - Setelah anda membina Form, tambah butang arahan seperti berikut,
a) Butang Carian
b) Butang Tambah Rekod
c) Butang Padam Rekod
d) Butang Keluar Aplikasi - Print Screen hasil kerja anda dan emelkan kepada emel huzaimiealias@gmail.com
Panduan Pengurusan Data 