Penerangan Sistem

PENGENALAN

Senada dengan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013-2025, dalam anjakan ke 5 (KPM, 2013), iaitu memastikan kepimpinan berprestasi tinggi di tempatkan di sekolah,  Jabatan Pendidikan Negeri Perak telah melaksanakan pelbagai langkah efektif dalam memastikan kepimpinan yang benar-benar berkualiti ditempatkan di sekolah yang bersesuaian dengan corak kepimpinan pemimpin yang di pilih.  Di pihak Unit Naik Pangkat, skop kerja yang melibatkan proses pemilihan barisan hadapan Negeri Perak perlu melalui prosedur-prosedur yang rumit dan teliti.  Cadangan yang dikemukakan oleh Pejabat Pendidikan Daerah perlu dikumpulkan dan diproses serta dibentangkan di dalam Mesyuarat Barisan Hadapan bersama dengan Pengarah, Timbalan Pengarah, Ketua Sektor dan Pegawai-Pegawai PPD.

Sistem sedia ada yang menggunakan cetakan dokumen yang memerlukan masa yang agak lama serta menyebabkan peningkatan kos dari segi kos cetakan, kos perjalanan dan kos-kos lain yang terlibat.  Ini menjejaskan kepada program bajet berasaskan outcome (OBB) yang menekankan perbelanjaan kewangan berhemah (Value for money)dalam memberikan impak yang bersesuaian dengan perbelanjaan yang dikeluarkan (Pekeliling Perbendaharaan, 2014).  Oleh itu, adalah wajar satu sistem yang dapat mengurangkan perbelanjaan tetapi memberikan impak positif dalam proses pembuatan keputusan memilih kepimpinan berprestasi tinggi di sekolah dapat dilaksanakan dengan tepat dan berkesan.

Ditambah pula dengan penggunaan Sistem Pengurusan Sekolah, e-Operasi yang telah mula dilaksanakan secara menyeluruh seluruh Malaysia menjadikan maklumat guru di masukkan hanya melalui Single Sign on.  E-Operasi ini telah memudahkan untuk memperoleh maklumat dengan cepat, namun jika data atas talian ini tidak digunakan sepenuhnya, akan menjadikan matlamat utama pembangunannya terencat.  Oleh itu, data e-operasi ini menjadi data asas kepada sistem ini bagi menjana maklumat calon dan maklumat rangkaian.  Pegawai di JPN atau PPD tidak perlu lagi menagih data yang sama dari sekolah kerana kesemuanya telah direkodkan di dalam e-Operasi.

Nama Sistem / Aplikasi

Sistem yang dibangunkan oleh Unit Naik Pangkat, Jabatan pendidikan Negeri Perak adalah Sistem UNP Pergerakan (Sistem Pengurusan Cadangan Penempatan).

Objektif Sistem / Aplikasi

Objektif bagi Sistem UNP Pergerakan ini ialah,

  1. Memudah cara pegawai-pegawai meja PPD yang mengurus pertukaran dan penempatan barisan hadapan negeri Perak, dengan menjimatkan masa dalam membina maklumat rangkaian yang rumit dan meletihkan.
  2. Menjadikan format cetakan maklumat rangkaian dan maklumat calon cadangan seragam bagi semua daerah dan sektor JPN Perak.
  3. Memudah cara pegawai-pegawai meja PPD yang mengurus pertukaran dan penempatan barisan hadapan negeri Perak dengan menjimatkan masa dan kos dengan pengurangan kekerapan pegawai datang ke JPN.
  4. Pengumpulan maklumat rangkaian dan maklumat calon di peringkat JPN dapat dilaksanakan dengan lancar dan cepat.
  5. Mengurangkan kos cetakan bahan dan dokumen sehingga 70% proses penyediaan bahan dan dokumen semasa pembentangan di dalam mesyuarat barisan hadapan.
  6. Mengurangkan masa dan memudah cara kakitangan Unit Naik Pangkat dalam mengeluarkan surat penempatan dan pertukaran barisan hadapan selepas keputusan dibuat.

 

Rasionalisasi Pembangunan Sistem / Aplikasi

Rasional kepada pembangunan sistem ini ialah membantu memudahkan proses penempatan dan pertukaran barisan hadapan negeri Perak dari fasa pengumpulan maklumat dan rangkaian daripada pegawai PPD sehingga kepada fasa mengeluarkan surat penempatan dan pertukaran tersebut.  Fasa- fasa tersebut adalah seperti berikut;

Fasa 1:  mengumpul maklumat calon dan membina cadangan rangkaian.

Pada fasa ini,  Mesyuarat Pra-Barisan hadapan diadakan terlebih dahulu di peringkat PPD dengan menyediakan maklumat calon dan membina rangkaian cadangan.

Fasa 2:  menggabungkan maklumat calon dan maklumat cadangan rangkaian.

Pada fasa ini, semua PPD akan menyerahkan maklumat calon dan maklumat rangkaian kepada Unit Naik Pangkat melalui output fail yang diemel bagi tujuan pemprosesan dan penggabungan.

Fasa 3:  membentang maklumat calon dan maklumat cadangan rangkaian.

Pada fasa ini, Unit Naik Pangkat akan membentangkan cadangan rangkaian dan maklumat calon PPD di dalam Mesyuarat Barisan Hadapan yang dipengerusikan oleh Pengarah Negeri melalui sistem yang dipaparkan di skrin besar bilik mesyuarat.

Fasa 4:  mengeluarkan surat

Pada fasa ini, melibatkan kakitangan Unit Naik Pangkat dalam memproses dan mengeluarkan surat yang dicetak berdasarkan kepada keputusan yang diproses dalam sistem.

 

Fungsi Sistem / Aplikasi

Fungsi Sistem UNP Pergerakan adalah berdasarkan kepada fasa-fasa yang disebutkan di dalam bahagian rasionalisasi.  Secara umumnya fungsi sistem terbahagi kepada dua,

  1. Menjana maklumat calon barisan hadapan negeri Perak berdasarkan data sepadu e-operasi.
  2. Membina rangkaian pergerakan calon barisan hadapan mengikut format Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Kementerian Pendidikan Malaysia.

 

Keperluan Sistem

  • Menggunakan platform aplikasi Microsoft Access 2010
  • Menggunakan bahasa pengaturcaraan SQL Query Microsoft Access.
  • Output menggunakan format Report Microsoft Access dan aplikasi Microsoft Excel.
  • Menggunakan data sepadu sistem e-Operasi kementerian sebai data asas.

 

Gambaran Sistem

Kerangka Konsep Sistem UNP

Rajah 1.  Kerangka konsep Sistem UNP Pergerakan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rajah 1.  Kerangka konsep Sistem UNP Pergerakan