Import Data Dari Excel

Bagi memproses data dalam jumlah yang besar, banyak perisian yang boleh digunakan. Berdasarkan InformationWeek IT Network (2014) terdapat 16 platform yang boleh digunakan untuk memproses data besar seperti 1010data, Action, Amazon Web Services, claudora hp, Hortonworks, IBM, InfiniDB, InfoBright, Kognitio, Map Technology R, Microsoft, Oracle, Pivotal, SAP dan Teradata.

Namun berdasarkan pengalaman penulis yang bekerja di dalam sektor kerajaan, kebiasaannya penjawat awam menggunakan platform Microsoft.  MS Excel dan MS Access adalah antara perisian yang dapat membantu untuk menganalisis data, mengenal pasti ralat dan menghasilkan laporan akhir.

Dalam modul ini perisian MS Access akan digunakan sebagai pangkalan data yang berupaya memproses bilangan data yang besar dan mudah digunakan.  Lebih kurang 2GB saiz maksimum yang boleh ditampung oleh MS Acces termasuk fail-fail sistem. Tanpa memerlukan kemahiran yang tinggi dalam pengaturcaraan komputer ianya memudahkan pengguna biginner memulakan sesuatu pemprosesan data atau sistem.

Perkara pertama yang perlu dilakukan oleh pengendali data adalah menarik data daripada sistem online.  Kebiasaannya data yang dikeluarkan daripada sistem online boleh terdiri dalam bentuk format Excel.  Oleh yang sedemikian, pengendali data perlu mengetahui asas menarik data dari format Excel.


Langkah 1

Pastikan anda telah mempunyai fail format Excel yang telah disimpan di dalam folder yang dibina dalam komputer anda.  Contoh fail teks adalah dalam format Note Pad.

Import Excel 1


Melalui Menu File klasik, klik Import, dan Excel

Menu Import data


Melalui Ribbon, pada tab External Data klik pada ikon Excel.

shot-office-import-export-access-1


Langkah 2

Kotak dialog Get External Data keluar dan pilih Import the source data into a new table in the current database.

Klik butang Browse… untuk mencari fail teks yang telah anda simpan sebelum.  pada modul ini, fail teks di simpan di dalam folder DataSepadu yang diletakkan di dalam Drive C.

Import dialog1


Langkah 3

Kotak Import Spreadsheet Wizard akan memaparkan rekod yang terdapat di dalam fail Excel.  Terdapat dua bahagian iaitu bahagian worksheet yang menunjukkan senarai worksheet jika dalam format Excel lebih dari satu.  Bahagian kedua adalah paparan rekod yang hendak diimport.

Pilih Show Worksheets, pilih nama worksheet yang berkaitan dan klik butang Next > 

Import Excel 2

 


Kemudian tick pada First Row Contains Column Headings bagi menetepkan barisan pertama dalam fail teks itu sebagai tajuk lajur.  Aplikasi Access akan menetapkan sendiri nama lajur bagi beberapa lajur yang mempunyai nama yang sama.  Kotak dialog seperti dibawah akan keluar.

import-text-wizard-box-4.png

Selepas baris pertama dijadikan nama lajur, klik Next>

Import Excel 3

 

 


Seterusnya adalah menentukan format properties bagi setiap lajur yang diimport seperti

Data Type:

Jika nombor = Integer;  Teks = Text;  nombor perpuluhan = Double; Mata wang = Currency; Tarikh @ masa = Date/Time; Gambar = OLE Object.  Ini adalah yang biasa digunakan.

Anda perlu memastikan format properties ini di letakkan dengan betul supaya memudahkan Access mengenal pasti data yang diimport.  Kesilapan pada penetapan Data Type akan menyebabkan data tidak dapat diimport oleh Access.  Secara lalai (Default), Access akan menetapkan sendiri Data Type lajur berdasarkan rekod pertama dalam lajur.  Jika pada rekod pertama tiada rekod, maka Access akan menetapkan Data Type Text sebagai nilai default.

Field Name:  Nama bagi lajur dan boleh ditukar mengikut kesesuaian.

Indexed:  menetapkan data dalam lajur tersebut boleh di duplicate (ulang) atau tidak boleh. kebiasaannya untuk memudahkan, biarkan kepada “No” supaya tidak berlaku ralat.

Jika ada lajur yang tidak diperlukan, higlight kan lajur tersebut dan tick di dalam kotak Do not import field(skip).

Klik Next >

Import Excel 4

 


Access Wizard seterusnya akan meminta anda membuat pilihan sama ada perlu menetapkan primary key atau tidak.  Adalah lebih baik anda tidak menetapkan terlebih dahulu terlebih dahulu dengan memilih pada option No primary key.

Ini adalah kerana primary key boleh ditetapkan kemudian selepas data diimport. Kemungkinan jika anda menetapkan primary key akan menyebabkan data yang duplicate akan mengganggu proses import data.  primary key adalah suatu ketetapan pada lajur yang mempunyai nilai unik seperti lajur nombor kad pengenalan.

Klik butang Next >

Import Excel 5

 


Dan pada akhir Access Wizard, anda namakan table yang akan terbina di dalam Access berasarkan fail data yang diimport tadi. Dan klik butang Finished.  Digalakkan untuk menamakan table tersebut dengan kesemua huruf atau karakter rapat dan dimulakan dengan “t” bermaksud table bagi memudahkan urusan pencarian kemudian nanti.

Import Excel 6


Langkah 4

Langkah terakhir adalah kotak dialog yang memberi anda pilihan untuk menyimpan langkah demi langkah import data yang telah anda lakukan bagi kegunaan masa hadapan.

Jika anda rasa perlu klik pada check box Save import steps untuk menyimpan langkah-langkah yang telah anda lakukan untuk kegunaan akan datang. Jika sebaliknya hanya klik butang Close.  Terapat juga makluman dari Access yang menyatakan terdapat data yang tidak berjaya diimport.  Ini disebabkan oleh kesilapan semasa menetapkan format properties lajur sebelum ini.  Contohnya Data Type = Integer tetapi rekod lajur adalah Text.

Import Excel 7


Di bawah ini merupakan data daripada data fail excel yang telah di convert kepada pangkalan data Access.

Import Excel 8

Selesai langkah demi langkah untuk import data dari fail excel.  Import data ini akan menjana satu table dalam Access yang akan digunakan untuk analisis data, ralat dan menjana laporan maklumat yang telah diproses daripada data fail excel.

Rujukan

http://www.informationweek.com/big-data/big-data-analytics/16-top-big-data-analytics-platforms/d/d-id/1113609

https://support.office.com/en-us/article/Access-2010-specifications-1e521481-7f9a-46f7-8ed9-ea9dff1fa854

http://crissysmarteningup.blogspot.my/2011/04/importexport-data-from-excel-2010-into.html

http://www.datawright.com.au/access_resources/access_import_text_files.htm