Membina Query

Anda boleh mempersembahkan sesuatu maklumat dalam bentuk lebih bermakna menggunakan Query.  Persembahan data yang menggabungkan satu atau lebih table mengikut kemahuan anda sendiri tanpa perlu mengambil masa yang lama untuk menapis dan menganalisis data.

Terdapat dua kategori query yang boleh digunakan iaitu Select Query dan Action Query.  Select Query adalah query yang selalu dan mudah digunakan tanpa mengubah suai data yang sedia ada di dalam table.  Selain itu Crosstab Query juga di dalam kategori Select Query yang hanya memaperkan data dalam bentuk susunan berbeza.

Manakala Action Query pula adalah query yang digunakan untuk mengubah suai data di dalam table yang telah dibina atau table baru yang akan dibina.  Terdapat empat jenis Action Query iaitu Make-Table Query, Append Query, Update Query dan Delete Query.

Jenis-Jenis Query

M3.1 0Paparan Toolbar Jenis Query

  1. Ikon Datasheet dan Design View untuk melihat dua jenis paparan query.
  2. Ikon Run untuk memberi arahan menjana hasil query.
  3. Query jenis Select Query untuk menapis melalui kriteria yang ditetapkan, menyusun, dan memilih paparan medan-medan tertentu data table sedia ada.
  4. Action Query jenis Make-Table
    Bertujuan untuk memberi arahan membina table baru yang mengandungi data yang telah diubah suai dari data table sedia ada.
  5. Action Query jenis Append Query
    Bertujuan untuk memberi arahan kepada query menambah rekod / data di antara dua table yang berlainan dengan mengisi data mengikut medan sesuatu table ke dalam medan yang sama bagi table yang berlainan dari table pertama tadi.
  6. Action Query jenis Update Query
    Membolehkan proses pengubahsuaian nilai satu atau lebih medan di dalam satu atau lebih table dilakukan.
  7. Crosstab Query
    Memaparkan baris sesuatu table menjadi laur di dalam table CrosstabQuery ini sesuai untuk menganalisis data bilangan.
  8. Action Query jenis Delete Query
    Berfungsi bagi memberi arahan padam rekod tertentu di dalam satu atau lebih table.

 


Membina Select Query

M3.1 1

Paparan Bina / Tambah Query Melalui Ikon Query Design

  1. Melalui tab Create pilih ikon Query Design bagi memulakan pembinaan Select Query.
  2. Kotak Show Table dipaparkan.  Pilih tab Table dan pilih nama table yang hendak dimasukkan ke dalam paparan query dan klik butang Add.  Jika pilihan lebih dari satu ulangi langkah tadi sehingga semua selesai klik Close untuk menutup kota Show Table.
  3. Seterusnya akan terpapar di ruangan kerja query paparan kotak dialog table yang dipilih.  Dalam modul ini table t_DataAsas dipilih untuk tujuan penerangan.

 

M3.1 2

Paparan Query Berbentuk Design View

  1. Semua medan di dalam table yang dipilih dipaparkan.
  2. Seterusnya anda boleh mengikut kehendak sendiri untuk memasukkan medan-medan yang hendak dipapar, disusun, dan ditapis oleh query.Cara memasukkan medan adalah dengan dwi-klik pada atas nama medan atau anda boleh memilih beberapa medan dan drag kursor ke dalam grid query.

 

M3.1 3

Paparan Hasil Query

  1. Untuk memulakan arahan query, klik ikon Run dalam Toolbar.
  2. Jika tiada masalah, hasil query akan dipaparkan dalam bentuk table.
  3. Jangan lupa untuk simpan dan namakan Select Query anda.  Klik butang Save dan namakan query anda.  Untuk tujuan pembelajaran modul ini, namakan dengan q_DataAsas.

 


Menggunakan Fungsi Query Wizard

M3.1 4

Paparan Membina Query menggunakan Query Wizard

  1. Pada Toolbar klik terlebih dahulu Query Wizard.  Pilih Simple Query Wizard dan klik OK.
  2. Kotak dialog Simple Query Wizard dipaparkan.
  3. Pilih nama table sedia ada yang hendak digunakan di dalam query.  Dalam modul ini table t_DataAsas digunakan.
  4. Pilih medan yang hendak dipaparkan.  jika pilih medan-medan tertentu, klik butang > dan jika ingin memilih kesemua medan klik butang >>.  Klik Next dan namakan query anda. Klik Finish.
  5. Seterusnya query akan memaparkan hasil query jika anda memilih Open the query to view information. Manakala jika anda memilih Modify the query design, query akan mengarah ke dalam paparan Design View.

 


Menetapkan Hubungan (Relation) Di dalam Query

M3.1 5

Paparan Membina Hubungan Antara Dua Table

Secara automatik, hubungan akan terbina apabila terdapat dua medan yang sama nama dan sama jenis data type yang ditunjukkan melalui garisan.

Tetapi jika Access tidak mencipta hubungan table, anda boleh menciptanya dengan klik pada medan table satu dan drag ke medan yang sama table kedua.  Contohnya, klik pada medan NO KP table t_DataAsas, jangan lepaskan tetikus dan letakkan di atas medan NO KP table t_DataAkademik.  Garisan hubungan akan terbina.

Tip:  Sebelum anda mencipta hubungan, pastikan kandungan data dalam medan kedua-dua table adalah sama dan tiada rekod yang mempunyai nilai kosong pada medan yang hendak dihubungkan.

Hubungan ini adalah bertujuan bagi menggabungkan dua atau lebih table yang  mempunyai satu medan yang sama table masing-masing.  Boleh dianggap sebagai kekunci yang mengikat setiap table.

Anda boleh mengemaskini hubungan dengan klik kanan pada garisan dan pilih Join Properties atau Delete untuk hapuskan hubungan.

Contoh-contoh kebiasaan medan yang boleh dihubungkan iaitu nombor kad pengenalan, nombor pekerja, nombor paspot, kod jawatan, kod sekolah, nombor pendaftaran dan sebagainya yang mempunyai ciri-ciri unik.  Kebiasaannya medan-medan yang boleh ditetapkan Primary Key.

Contoh gambaran tujuan hubungan

M3.1 6

Rajah di atas menggambarkan penggunaan KOD SEKOLAH sebagai penghubung di antara TABLE SEKOLAH dan TABLE KEMUDAHAN.


Latihan

  1. Bina satu table yang dinamakan sebagai t_DataAkademik yang mengandungi medan-medan Pendidikan 1, Institusi 1, Pendidikan 2, Institusi 2, Pendidikan 3 dan Institusi 3.
  2. Kemudian bina satu Select Query dari table t_DataAsas dan table t_DataAkademik yang memaparkan hubungan di antara kedua-dua table dengan paparan medan NAMA, NO KP, PENDIDIKAN 1, INSTITUSI 1,PENDIDIKAN 2, INSTITUSI 2, PENDIDIKAN 3, INSTITUSI 3.