Panduan Pengurusan Data

Penyelenggaraan rekod boleh dilakukan dengan menambah atau memadam data-data yang diperoleh.  Bagi pangkalan data Mirosoft Access, keseluruhan operasi memasuk dan memadam rekod di simpan secara automatik.  Tidak ada butang atau menu simpan seperti aplikasi-aplikasi Microsoft yang lain.  Oleh itu, setiap rekodyang hendak dipadam perlu berhati-hati kerana rekod yang telah dipadam tidak dapat dikembalikan semula.

Membina dan Memasukkan Rekod / Data ke Dalam Table

Menu Bar Pangkalan Data Access

1. Pada menu bar pangkalan data Access, pilih tool bar Table Design untuk membina table baru menggunakan paparan Design View.
2. Tool bar Table digunakan untuk membina table baru menggunakan paparan Datasheet View.

Bagi tujuan pembelajaran modul ini anda akan membina table menggunakan paparan satu iaitu Design View.

Paparan Tambah Medan

Seterusnya paparan Design View yang kosong dipaparkan.  Proes seterusnya adalah seperti berikut;

1. Taipkan NAMA pada ruang Field Name bagi membina medan nama kakitangan.
2. Nama merupakan teks.  Oleh itu Data type yang dipilih adalah Text. Klik pada panah ke bawah dan pilih Data type bagi penetapan jenis sifat data.
3. Pada ruangan Description ini, adalah penerangan bagi medan data yang dimasukkan bagi tujuan pengenal pastian di kemudian hari atau pembangun pangkalan data lain.  Ruangan ini tidak diwajibkan.

Paparan Tetapan Primary Key

Seterusnya anda dikehendaki untuk menambah lagi lima lagi medan seperti paparan di atas.

1. Masukkan NO KP, JAWATAN, TARIKH LAPOR DIRI, GAJI dan ALAMATRMH beserta penerangan bagi setiap medan yang dibina.
2. Pada bahagian bawah Field Properties tukarkan nilai field size 255 kepada 500. Highlight baris medan ALAMATRMH terlebih dahulu.  Ini bertujuan bagi membenarkan teks yang panjang dimasukkan oleh pengguna.
3. Highlight baris NO KP, kemudian klik tool bar Primary Key untuk menetapkan primary key di dalam medan NO KP.  Pemilihan NO KP adalah kerana sifat nombor kad pengenalan yang unik.  Satu nombor hanya mewakili satu individu sahaja.

Paparan Hapus Medan

1. Pastikan kursor di bawa ke kawasan seperti bulatan merah sehingga panah hitam terpapar dan klik utuk memilih keseluruhan baris medan NO KP.
2. Kemudian klik tool bar Delete Rows dan medan NO KP akan terhapus dari paparan.

Paparan Simpan Table dan Masuk Rekod

Seterusnya anda perlu kembali ke paparan Datasheet View untuk memasukkan data.

1. Apabila anda klik pada toolbar Datasheet View, Access akan mengarahkan anda untuk menyimpan dan menamakan table yang dibina.
2. Namakan table yang anda bina mengikut kesesuaian.  Untuk tujuan latihan modul ini, namakan sebagai t_DataAsas.  Pada pangkal diletakan t_ supaya memudahkan anda membezakan di antara table dengan query, forms dan objek lain dalam Access.  Klik OK.
3. Pada ruangan kerja Tables terpapar satu table baru t_DataAsas.  Anda juga boleh mengubah nama melalui ruangan ini.  Klik butang kanan tetikus di atas teks t_DataAsas dan klik Rename.  Namakan dengan nama yang baru.
4. Seterusnya anda boleh masukkan rekod di dalam medan-medan yang telah dibina.  Pastikan data NO KP tidak ditinggalkan kerana anda telah menetapkan Primary Key dan ini menyebabkan Access mewajibkan medan ini diisi.  Data yang diisi dalam medan ini juga tidak boleh data berulang yang sama.

 

Arahan : Selesaikan tugasan ini setelah anda mengikuti langkah demi langkah tutorial modul 2 ini.

1. Bina satu pangkalan data baru dan namakan dengan MaklumatPasangan.
2. Kemudian bina satu table yang dinamakan sebagai maklumat asas seperti jadual dibawah ini.
   

   NO	NAMA	NO KP	PEKERJAAN	TEMPAT KERJA
   1	ABDUL LATIFFA	801008086142	KETUA PEMBANTU TADBIR	JABATAN KERJA RAYA
   2	ABDUL RAHMANI	801008086143	GURU	SMK DAHLIA
   3	AHMAD ZAITUN	801008086144	PEGAWAI TADBIR	JABATAN KERJA RAYA
   4	AMINNAH LIZAH	801008086145	PEMBANTU TADBIR	JABATAN PARIT DAN SALIRAN
   5	ANTHONEOSAMY	801008086146	PERNIAGAAN SENDIRI	KEDAI RUNCIT ANTHONY
   6	ANUWAR	801008086147	GURU	SK BERCHAM RAYA
   7	AZIAHAH	801008086148	GURU	SK LINGKARAN
   8	AZLAN	801008086149	GURU	SMK SKVE
   9	BURHANUDDIN	801008086150	PENSYARAH	UNIVERSITI PETROLEUM
   10	CHAN LIK LIM	801008086151	PENSYARAH	INSTITUT BATU BELAH

3. Tuliskan langkah- langkah anda dalam melakukan tugas praktek diatas

Menghapuskan Rekod

Anda boleh menghapuskan satu atau lebih rekod dalam table pada paparan Datasheet
view.  Proses yang Anda boleh laksanakan adalah seperti berikut;

Paparan Hapus Rekod

1. Di dalam paparan Datasheet View, pilih rekod yang ingin dihapuskan.  Contoh di dalam latihan ini adalah rekod Yeap Chee Chong.  Terdapat dua cara untuk hapuskan rekod iaitu,
2. Klik Kanan di atas baris rekod yang ingin Anda hapuskan. Kemudian pilihdari  senarai menu Delete Record. Data yang telah dihapuskan tidak dapat dikembalikan semula.
3. Atau anda boleh gunakan arahan pada toolbar, ikon Delete.

Setelah itu kotak amaran  pengesahan untuk anda benar-benar ingin menghapuskan rekod.  Klik OK untuk teruskan dan NO untuk emmbatalkan arahan hapus rekod.

Amaran:  Rekod yang telah dihapuskan tidak boleh dikembalikan semula.  Oleh itu, berhati-hati dengan arahan hapus rekod.

 

Iskandar Ab Rashid, Zaitun Ismail, 2002. XP SERIES:  MICROSOFT ACCESS 2002. Venton Publishing.

https://support.office.com/en-us/article/Access-2013-videos-and-tutorials-a4bd10ea-d5f4-40c5-8b37-d254561f8bce