Mengesan Ralat

Sebagai individu yang mengendalikan data, adalah penting untuk mahir dalam mengesan ralat yang terdapat di dalam pangkalan datanya.  Kuantiti ralat yang terdapat di dalam pangkalan data memberikan gambaran terhadap tahap kebolehpercayaan sesuatu pangkalan data itu.  Data yang menghampiri bebas ralat, menjadikan data tersebut boleh digunakan dan memberi keputusan yang bersesuaian dengan apa yang telah dirancang.

Individu pengendali data mempunyai pelbagai kaedah untuk mengesan ralat data sama ada secara manual atau secara sistem.  Tetapi adakah pengesanan ralat secara manual adalah efektif di kala kewujudan pelbagai perisian dan aplikasi yang boleh membantu dalam mengesan ralat.  Oleh itu di dalam modul ini akan menerangkan kaedah mengesan ralat menggunakan Query Microsoft Access.

Contoh Pertama

Langkah-demi langkah beserta penerangan akan ditunjukkan bagi mengarahkan Access memaparkan rekod-rekod bagi lajur OPSYEN 1 yang masih kosong.  Arahan “Is Null” digunakan di dalam Query ini.

Buka fail Access yang mengandungi data-data yang telah dikumpulkan.

1 – Klik Query Design dari tab Create.  Anda juga boleh menggunakan Query Wizard dalam situasi ini.

2 – Dari dalam kotak dialog Show Table, pilih tab Tables dan dwiklik pada table yang hendak di gunakan iaitu DataSepadu. Kemudian klik Close.

3 – Masukkan NO KP, NAMA, OPSYEN 1 ke dalam bahagian Field seperti dalam  gambarajah.

4 – Taipkan Is Null pada Criteria di bawah Field OPSYEN 1.

M3.3 1

5 – Klik Run untuk melihat hasilnya.

6 – Access akan memaparkan rekod-rekod yang tidak diisi pada lajur Opsyen 1.M3.3 2

 

Contoh Kedua

Pada contoh ini arahan diberikan kepada Access untuk memaparkan rekod-rekod dari table DataSepadu bagi mengenalpasti ralat gred DG41.

Di dalam pangkalan data yang sama, masukkan table DataSepadu ke dalam Query yang dibina.  Tarik dan taipkan pada Field Query seperti berikut,

NAMA:- Criteria:   Kosongkan,
JENIS SEKOLAH:- Criteria:  SMK,
NO KP:- Criteria:  Kosongkan,
KOD JAWATAN:- Criteria:  GAB,
GRED PENYANDANG:- Criteria:  DG41 dan
PENGISIAN:- Criteria:  Like *PENYANDANG*

SMK adalah kod bagi sekolah menengah, GAB pula dalah kod bagi Guru Akademik Biasa, dan Like *PENYANDANG* pula adalah tema yang mengandungi perkataan Penyandang.  Contohnya Access akan mengenal pasti tema seperti Khas Untuk Penyandang.

M3.3 3

Pengesanan ralat ini adalah bertujuan mengenal pasti mana-mana rekod yang menepati kriteria jenis sekolah SMK, kod jawatan GAB dan Pengisiannya Khas untuk penyandang.  Sepatutnya guru di sekolah menengah yang berjawatan guru akademi biasa (GAB) dengan pengisian Khas Untuk Penyandang bukanlah guru yang bergred DG 41  tetapi adalah guru bergred penyandang DG44 dan ke atas.

Apabila butang Run diklik, Access akan memaparkan rekod-rekod yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan seperti gambarajah di bawah.M3.3 4

Dibawah ini disenaraikan kebiasaan ralat yang sering berlaku dan boleh disemak menggunakan Query.

M3.3 5


 

Latihan M4

Bina Query yang memaparkan ralat bagi rekod yang tidak mengandungi

  1. NOMBOR TELEFON.
  2. JANTINA
  3. GRED HAKIKI
  4. GRED PENYANDANG