Sebagai individu yang mengendalikan data, adalah penting untuk mahir dalam mengesan ralat yang terdapat di dalam pangkalan datanya. Kuantiti ralat yang terdapat di dalam pangkalan data memberikan gambaran terhadap tahap kebolehpercayaan sesuatu pangkalan data itu. Data yang menghampiri bebas ralat, menjadikan data tersebut boleh digunakan dan memberi keputusan yang bersesuaian dengan apa yang telah dirancang.
Individu pengendali data mempunyai pelbagai kaedah untuk mengesan ralat data sama ada secara manual atau menggunakan aplikasi. Tetapi adakah pengesanan ralat secara manual adalah efektif di kala kewujudan pelbagai perisian dan aplikasi yang boleh membantu dalam mengesan ralat. Oleh itu di dalam modul ini akan menerangkan kaedah mengesan ralat menggunakan Query Microsoft Access.
Ralat data berulang sering kali berlaku apabila pengisian medan yang unik diisi dengan karakter atau ejaan yang berlainan. Kebiasaan yang ketara adalah format nombor kad pengenalan. Data berulang akan berlaku apabila contohnya dua rekod yang sama memiliki satu ID berbeza. Satu rekod medan nombor kad pengenalannya mengandungi sengkang (-) dan satu lagi rekod tidak mengandungi sengkang tersebut. Access akan mengenal pasti kedua-duanya adalah data yang berbeza.
Oleh itu adalah tugas pengendali data untuk mengenal pasti ralat ini dan membersihkannya dari pangkalan data.
1 – Buka Query Design dan masukkan Table DataSepadu dan masukkan dua medan NAMA dari Table DataSepadu.
2 – Klik ikon Totals [Ʃ] dari tab Design. Akan wujud satu baris Total: yang secara defaultnya Group By dipaparkan pada setiap medan.
3 – Klik arrow di medan NAMA yang kedua dan pilih Count.
Fungsi Count = Mengira bilangan item yang sama di dalam medan.
Fungsi Sum = Menjumlahkan medan bernombor.
Fungsi Avg = Mempuratakan medan bernombor.
Fungsi Min = Bilangan / Jumlah terkecil bagi satu rekod.
Fungsi Max = Bilangan / Jumlah terbesar bagi satu rekod.
Fungsi StDev = Memaparkan sisihan piawai bagi medan bernombor.
Fungsi Var = Memaparkan varian bagi medan bernombor.
Fungsi First = Memaparkan rekod pertama dalam medan.
Fungsi Last = Memaparkan rekod terakhir dalam medan.
Fungsi Expression = Memaparkan rekod yang di beri arahan oleh pengguna.
Fungsi Where = Memaparkan rekod berdasarka kriteria yang ditetapkan.
4 – Klik Run!
5 – Hasil Query akan memaparkan bilangan rerkod yang berulang.
Bina Query yang boleh mengesan ralat NO KP yang berulang dari Table DataSepadu.
Langkah-demi langkah beserta penerangan akan ditunjukkan bagi mengarahkan Access memaparkan rekod-rekod bagi lajur OPSYEN1 yang masih kosong. Arahan “Is Null” digunakan di dalam Query ini.
Buka fail Access yang mengandungi data-data yang telah dikumpulkan.
1 – Klik Query Design dari tab Create. Anda juga boleh menggunakan Query Wizard dalam situasi ini.
2 – Dari dalam kotak dialog Show Table, pilih tab Tables dan dwiklik pada table yang hendak di gunakan iaitu DataSepadu. Kemudian klik Close.
3 – Masukkan NO KP, NAMA, OPSYEN 1 ke dalam bahagian Field seperti dalam gambarajah.
4 – Taipkan Is Null pada Criteria di bawah Field OPSYEN1.
5 – Klik Run untuk melihat hasilnya.
6 – Access akan memaparkan rekod-rekod yang tidak diisi pada lajur OPSYEN1.
Bina Query yang memaparkan ralat bagi rekod yang tidak diisi,
- NOMBOR TELEFON.
- JANTINA
- GRED HAKIKI
- GRED PENYANDANG
Pada contoh ini arahan diberikan kepada Access untuk memaparkan rekod-rekod dari table DataSepadu bagi mengenalpasti ralat Guru Akademik Biasa gred DG41 yang diisi Khas Untuk Penyandang.
Di dalam pangkalan data yang sama, masukkan table DataSepadu ke dalam Query yang dibina. Tarik dan taipkan pada Field Query seperti berikut,
NAMA:- Criteria: Kosongkan,
JENIS SEKOLAH:- Criteria: SMK,
NO KP:- Criteria: Kosongkan,
KOD JAWATAN:- Criteria: GAB,
GRED PENYANDANG:- Criteria: DG41 dan
PENGISIAN:- Criteria: Like *PENYANDANG*
SMK adalah kod bagi sekolah menengah, GAB pula dalah kod bagi Guru Akademik Biasa, dan Like *PENYANDANG* pula adalah kata kunci yang mengandungi perkataan Penyandang. Contohnya Access akan mengenal pasti tema seperti KHAS UNTUK PENYANDANG
Pengesanan ralat ini adalah bertujuan mengenal pasti mana-mana rekod yang menepati kriteria jenis sekolah SMK, kod jawatan GAB dan Pengisiannya Khas untuk penyandang. Sepatutnya guru di sekolah menengah yang berjawatan guru akademi biasa (GAB) dengan pengisian Khas Untuk Penyandang bukanlah guru yang bergred DG41 tetapi adalah guru bergred penyandang DG44 dan ke atas.
Apabila butang Run diklik, Access akan memaparkan rekod-rekod yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan seperti gambarajah di bawah.
Dibawah ini disenaraikan kebiasaan ralat yang sering berlaku dan boleh disemak menggunakan Query.
Bina satu Query dari Table DataSepadu yang akan mengesan ralat GRED HAKIKI yang bercanggah dengan JAWATAN KETUA BIDANG. Masukkan dalam Query Design medan-medan berikut:
- NAMA
- NO KP
- JAWATAN
- GRED HAKIKI
Panduan Pengurusan Data 