Simpanan cloud telah menjadi trend terkini dalam menguruskan memori bagi data yang disimpan. Salah satu aplikasi yang biasa digunakan secara dalam talian adalah Google Drive. Google Drive adalah perkhidmatan storan yang dimiliki oleh Google. Buat masa sekarang Google Drive boleh digunakan secara percuma dan berbayar. Bagi perkhidmatan percuma, pengguna Google drive akan mendapatkan perkhidmatan simpanan percuma sebanyak 15 GB, dan boleh ditambah dengan bayaran tertentu.
Dengan aplikasi Google Drive, anda boleh mengedit gambar dan video, faks dan menandatangani dokumen, menguruskan projek, membuat carta aliran dan banyak lagi. Selepas tutorial ini, diharapkan anda boleh untuk,
- Membuka Google Drive.
- Membina dokumen di dalam Google Drive
- Memuat naik dan turun fail .
Taip http://www.google.com/ , atau taip dalam Google Search Engine “Google Drive”
Klik pada Google Drive – Cloud Storage…..
Klik ikon Go to Google Drive
Jika anda belum masuk ke dalam akaun Google, sila pilih akaun yang dikehendaki jika anda ada lebih dari satu akaun google atau Sign in menggunakan akaun gmail anda.
Seterusnya anda akan dipaparkan paparan Google Drive.
Untuk mewujudkan folder baru, klik NEW
Pilih Folder.
Taipkan nama folder anda dan klik Create. Bagi tujuan latihan namakan sebagai Data Kakitangan.
Dwi klik folder yang baru diwujudkan. Paparan kandungan folder akan dipaparkan.
Ada dua kaedah untuk memuat naik ke dalam Google Drive :
a) Klik “NEW”
b) Drag dan Drop Fail
Bagi tujuan latihan, tutorial kaedah pertama yang akan ditunjukkan. fail akan disimpan di dalam folder baru anda bina iaitu folder Data Kakitangan.
Buka folder Data Kakitangan.
Klik NEW.
Pilih File Upload.
Cari fail yang ingin dimuat naik dari komputer, dan klik Open.
Proses muat naik dipaparkan.
Paparan fail yang telah Berjaya dimuat naik :
Apabila muat naik selesai, Paparan seperti di bawah akan dipaaprkan.
Selain muat naik, anda boleh memuat turun fail-fail yang terdapat di dalam google drive. Ini akan memudahkan anda untuk menyambung kerja anda di mana-mana peranti.
Klik kanan fail yang hendak dimuat turun.
Pilih Download.
Seterusnya proses muat turun fail dilaksanakan di dalam komputer anda.
Google Docs adalah berfungsi sama seperti Microsoft Word atau aplikasi teks yang lain, cuma Google Docs adalah aplikasi kemaskini teks yang boleh dilakukan di dalam talian (online) atau di bawah talian (offline). Dengan fungsi ini anda boleh membina, mengemasikini segala dokumen bertulis pada bila-bila masa. Contohnya mencatat minit mesyuarat semasa mesyuarat berlaku.
Klik NEW.
Pilih Google Docs.
Pilih Blank document.
Selain daripada Blank document, anda boleh menggunakan template yang disediakan oleh Google Drive dengan memilih From a template.
Taip tajuk dokumen.
Ruangan yang disediakan untuk menaip teks. Selain itu, anda juga boleh menggunakan format tulisan dan paragraph seperti Microsoft Word.
Setelah anda melengkapkan teks anda boleh berkongsi dokumen ini dengan ramai orang lain.
Klik Share.
Klik Get sharable link.
Klik Copy link.
Anda boleh letakkan link tersebut dalam Emel, Facebook, Whatsap, Telegram dan media sosial lain bagi menjadikan dokumen anda boleh di capai oleh pengguna-pengguna lain.
Google Sheet berfungsi sama seperti Microsoft Excel atau aplikasi hamparan elektronik yang lain, cuma Google Sheet adalah aplikasi kemaskini hamparan elektronik yang boleh dilakukan di dalam talian (online) atau di bawah talian (offline). Dengan fungsi ini anda boleh membina, mengemasikini segala pengiraan, formula dan pangkalan data pada bila-bila masa. Contohnya membina rancangan kewangan.
Klik NEW.
Pilih Google Sheets.
Pilih Blank spreadsheet.
Taip tajuk sheet.
Ruangan grid yang disediakan untuk memasukkan formula atau angka.
Selain itu, anda juga boleh menggunakan format tulisan dan paragraph seperti Microsoft Excel serta menggunakan formula seperti Insect Function di dalam Excel. Formula Google Sheet dan Excel tidak banyak berbeza.
Setelah anda melengkapkan teks anda boleh berkongsi dokumen ini dengan ramai orang lain.
Klik Share.
Langkah seterusnya adalah sama seperti langkah 7 dan 8 di dalam sub topik membina Google Docs.
Google Slide berfungsi sama seperti Microsoft Power Point atau aplikasi pembentangan yang lain, cuma Google Slide adalah aplikasi membina dan kemaskini slaid pembentangan yang boleh dilakukan di dalam talian (online) atau di bawah talian (offline). Dengan fungsi ini anda boleh membina, mengemasikini pembentangan anda pada pada bila-bila masa.
Klik NEW.
Pilih Google Sheets.
Pilih Blank presentation.
Taip tajuk slaid.
Ruangan paparan yang disediakan untuk memasukkan maklumat-maklumat pembentangan. Selain itu, anda juga boleh menggunakan format tulisan dan paragraph seperti Microsoft Power Point serta menggunakan tema yang telah disediakan oleh Google Slide.
Klik Theme untuk menukar background tema yang bersesuaian.
Pilih tema (Themes) yang telah disediakan.
Untuk menambah slaid baru ada dua cara yang boleh dilakukan.
a) Klik kanan pada bawah slaid terakhir sedia ada. kemudian pilih New Slide.
b) Klik tanda [+]. Kemudian pilih template slaid baru yang dikehendaki.
Cara kongsi fail kepada pengguna Google yang lain (Fungsi Butang SHARE)
Klik pada SHARE
Taip alamat emel pengguna yang ingin dikongsi pada kotak people.
Taip mesej yang berkaitan jika perlu dan tekan SEND
Fungsi-fungsi yang disediakan oleh Google Drive :
Cara pindah dokumen ke folder lain (Fungsi Butang MOVE TO)
Tekan , tekan pada “MOVE TO” , pilih pada folder yang ingin di
dimasukkan. Tekan butang “MOVE”
Cara menukar nama dokumen ( Fungsi butang RENAME)
Tekan , pilih “Rename” dan kemudian namakan dokumen anda
dengan nama baru
Aplikasi akaun Google Drive telah sinkronasikan dengan akaun Gmail. Oleh itu, semua fail yang terdapat didalam Google Drive boleh dilampirkan di dalam Gmail. Ini akan memudahkan transaksi emel antara pengguna.
Klik simbol grid yang terdapat di atas sebelah kanan paparan google drive.
Jika anda sudah keluar daripada Google Drive, taipkan Gmail pada kotak Search engine Google.
Klik ikon Gmail.
Apabila anda telah dibawa ke paparan emel Gmail, klik COMPOSE.
Masukkan alamat emel penerima, subjek dan isi kandungan emel yang hendak disampaikan.
Terdapat dua cara untuk melampirkan fail dari Google Drive.
a) Dari simbol Lampiran Google Drive
(Rujuk bahagian 5 selanjutnya)
b) Dari lampiran pautan Google Drive.
(Rujuk langkah 7 dan 8 di dalam sub topik membina Google Docs). Kemudian tampal (paste) pada badan emel.
Klik pada simbol Google Drive bersebelahan dengan simbol attachment.
Setelah paparan Googel Drive dipaparkan, dwiklik pada folder yang berkaitan. Contohnya folder Data Kakitangan.
Klik pada fail yang hendak dilampirkan kemudian klik Insert.
Setelah pautan dan lampiran telah di sertakan, anda boleh klik butang Send untuk menghantar emel pada pengguna lain.
Anyone with the link can edit – Pengguna lain boleh kemaskini fail tersebut.
Anyone with the link can comment – Pengguna lain hanya boleh bagi komen sahaja.
Anyone with the link can view – Pengguna lain hanya boleh lihat sahaja.
Anda juga boleh menggunakan video tutorial mudah penggunaan Google Drive bagi meningkatkan lagi pemahaman anda terhadap langkah-langkah di atas.
- Bina satu folder di dalam Google Drive yang bertajuk KUTIPAN DATA
- Di dalam folder KUTIPAN DATA muat naik fail Word Template Minit Mesyuarat.
- Bina tiga fail berikut di dalam folder yang sama.
a) Fail Google Doc yang bertajuk Laporan Analisis Data.
b) Fail Google Sheet yang bertajuk Analisa Data Opsyen.
c) Fail Google Slide yang bertajuk Pembentangan Data Opsyen.
Semoga anda berjaya.
Panduan Pengurusan Data 