Modul 2 : Google Forms

Langkah demi langkah

  1. Pastikan anda log masuk akaun gmail anda. Sebaik-baiknya akaun gmail khas untuk tugas anda.
    tak tahu nak cipta emel gmail ? ikuti langkah mudah ini
  1. Apabila akaun gmail sudah ada, anda boleh sign in untuk masuk ke akaun gmail anda
  1. Setelah masuk ke dalam gmail anda, klik pada bahagian kanan anda untuk masuk ke dalam google drive anda ( di sinilah nanti anda akan mencipta borang untuk responden anda isi)
  1. Klik Drive  dan paparan berikut  akan keluar. Klik pada menu drop down My Drive
  1. Kemudian pilih More dan klik pada Google Forms
  1. Isikan maklumat yang diperlukan oleh anda untuk menegemaskini data seperti contoh

Isikan untittle form dengan tajuk borang – Maklumat Pegawai

Maklumat pertama Nama Penuh dan pilih Short Answer untuk ruangan jawapan.

Untuk menambah soalan pilih ikon plus(+)

Contoh soalan-soalan cadangan adalah yang boleh ditanya seperti berikut;

Soalan Jenis Jawapan Catatan
Nama penuh Short Answer
No. KP Short Answer Sebagai kunci bagi kenal pasti rekod individu
Alamat (Jika bertukar) Paragraph Jika ada pertukaran
No Telefon (Jika bertukar) Short Answer Tujuan mudah dihubungi
Emel (Jika bertukar) Short Answer Jika ada pertukaran
Jawatan Multiple Choice Jika ada pertukaran
Tarikh Tukar Jawatan Date Tarikh Kuatkuasa
Gred Jawatan Multiple Choice Jika ada pertukaran
Tarikh Tukar Gred Jawatan Date Tarikh Kuatkuasa
Gred Penyandang Multiple Choice Jika ada pertukaran
Tarikh Tukar Gred Penyandang Date Tarikh Kuatkuasa

Untuk meletakkan penerangan / info bagi soalan , anda perlu klik 3 butang dibawah kanan

  1. Setelah selesai anda boleh klik butang preview untuk melihat borang anda sebelum dihantar kepada semua responden yang terlibat.

Borang Kemaskini Maklumat anda telah siap.

  1. Sebelum menghantar borang tersebut kepada responden, anda perlu set responses untuk melihat maklumat pelanggan yang telah diisi.
  1. Klik butang hijau berikut

Pilih Create a new spreadsheet dan Untitled form (Responses) tukar kepada Kemaskini Maklumat.

  1. Inilah paparan lembaran kerja maklumat yang telah diisi oleh responden bagi tujuan pengemaskinian di dalam sistem sebenar.
  1. Sebelum menghantar pautan borang kepada responden, anda perlu lakukan langkah ini. Klik tiga titik kanan dan pilih Add collaborator

Anda akan mendapat paparan seperti ini , copy pautan yang bertanda biru itu dan paste ke facebook, emel atau kumpulan media sosial anda seperti telegram dan wassap

Tips untuk pendekkan link di atas boleh guna perkhidmatan bitly.com

Paste link berwarna biru itu kedalam ruang berikut sebagai contoh https://docs.google.com/forms/d/1Fa4amMavcKOP0qAg6g0zeNSsMjUPmBs3iSiml_kyiCc/edit?usp=sharing akan automatik link yang panjang menjadi http://bit.ly/2knfzQz

Jadi hanya perlu copy link yang pendek ini  seperti contoh http://bit.ly/2knfzQz kepada responden anda. Kenapa link pendek ?  lebih kemas dan mengurangkan ralat menyalin pautan tersebut.

  1. Kebaikan menggunakan google form dan sheet adalah data anda tidak mudah hilang kerana berada dalam penyimpanan awan ( cloud storage) dan boleh dicapai pada bila-bila masa.

Satu lagi tips jangan risau jika melakukan kemaskini pada forms atau sheet kerana semua disimpan secara automatik (auto save).