Adakah anda seorang pegawai yang menguruskan data bagi organisasi anda? Jika Ya, apakah kaedah yang biasa anda gunakan untuk mengumpulkan data sebelum ini. Edarkan borang? kemudian hantar semula pada anda. Atau Emel setiap kakitangan untuk mendapatkan respon maklumat. Setelah itu, apakah langkah anda seterusnya untuk dapatkan maklumat kakitangan yang perlu dikemaskini dari masa ke semasa.
Oleh itu, apa salahnya jika menggunakan aplikasi Google Form yang boleh digunakan secara percuma tanpa ada batasan. Template borang seperti profesional dan punyai pangkalan data yang tersendiri untuk menguruskan data. Google Form digunakan untuk mengumpul, memantau, menjana undian, soal selidik, kuiz dan berbagai perkara yang memerlukan penerimaan maklum balas daripada pengguna lain.
Google Form adalah sebahagian daripada Google Drvie yang memerlukan anda log masuk ke dalam akaun Google. Apa yang lebih menariknya, Google Form bersinkronisasi dengan google Sheet sebagai hamparan output Google Form.
Adalah diharapkan selepas anda mengikuti tutorial ini, anda dapat melaksanakan perkeara-perkara berikut.
- Memilih template yang bersesuian dengan borang anda.
- Membina dan menamakan Google Form anda.
- membina soalan Short answer dan Paragraph.
- Membina soalan Drop down.
- Membina soalan Check boxes.
- Memaparkan borang anda.
- Menetapkan lokasi output borang anda.
- Memasukkan data ke dalam Google Form.
- Membina pautan perkongsian kepada pengguna lain.
Pastikan anda log masuk akaun gmail anda. Sebaik-baiknya akaun gmail khas untuk tugas anda. Apabila akaun gmail sudah ada, anda boleh sign in untuk masuk ke akaun gmail andaSetelah masuk ke dalam gmail anda, klik pada bahagian kanan anda untuk masuk ke dalam google drive anda ( di sinilah nanti anda akan mencipta borang untuk responden anda isi)
Google Form menawarkan beberapa template percuma untuk digunakan mengikut kesesuaian matlamat borang. Oleh itu anda boleh memilih template atau form yang kosong.
Klik NEW.
Pilih Google Forms.
Pilih From a template jika ingin menggunakan template.
Anda akan dipaparkan dengan paparan tmplate form dan juga form kosong. Di dalam tuorial ini akan menggunakan form kosong. Anda boleh membuat ekplorasi sendiri tentang template yang disediakan.
Klik pada Blank.
Setiap Form yang dibina akan dinamakan secara default sama dengan nama pada Form description. Namun anda boleh ubah nama tersebut.
Klik pada perkataan Untitled form. Kemudian taip dengan nama yang sesuai.
Tuliskan nama form di sini dan juga penerangan ringkas tujuan pembinaan form ini kepada pengguna.
Setiap form akan mengandungi beberapa jenis soalan yang ditanya pada pengguna. Jawapan yang akan diberikan oleh pengguna boleh terdiri daripada beberapa jenis jawapan iaitu,
- Short answer
- Paragraph
- Multiple choice
- Check boxes
- Drop down
- File Unpload
- Linear Scale
- Multiple choice grid
- Check boxes grid
- Date
- Time
Untuk tujuan tutorial ini di bawah ini disediakan panduan bagi soalan yang akan dibina.
| SOALAN | JENIS JAWAPAN | CATATAN |
| Nama penuh | Short Answer | |
| No. KP | Short Answer | Sebagai kunci bagi kenal pasti rekod individu |
| Alamat (Jika bertukar) | Paragraph | Jika ada pertukaran |
| No Telefon (Jika bertukar) | Short Answer | Tujuan mudah dihubungi |
| Kategori kakitangan | Short Answer | Beza jenis kakitangan |
| Pilihan opsyen bersara | Multiple Choice | Jika ada pertukaran opsyen |
| Akademik | DropDown | Terkini |
Jawapan kategori Short answer adalah bertujuan untuk jawapan yang mempunyai bilangan perkataan yang sedikit, manakala paragraph pula adalah kotak teks yang boleh memenuhi jawapan yang panjang seperti alamat rumah.
Klik pada simbol segitiga hitam.
pilih Short answer atau Paragraph.
Pada tajuk soalan (Untitled Question) taipkan NAMA
Untuk menambah soalan lain klik simbol (+)
Pilihan Dropdown adalah jawapan dalam bentuk senarai yang disediakan oleh pembangun soalan. Oleh itu jawapan selain daripada senarai pilihan tidak boleh ditulis oleh pengguna.
Setelah soalan dan nama soalan dimasukkan, klik Dropdown.
Taipkan jawapan anda pada Add option. Anda boleh senaraikan lebih dari sepuluh pilihan.
Klik X jika anda hendak memadam jawapan yang telah dimasukkan.
Required adalah arahan yang menjadikan soalan itu perlu dijawab oleh pengguna. Form tidak boleh dihantar sealagi soalan tidak dilengkapkan.
Tanda ::: digunakan untuk menggerakkan kedudukan soalan yang telah dibina.
Soalan Checkboxes membenarkan pengguna memilih lebih daripada satu jawapan.
Pilih Checkboxes
Taipkan jawapan pada Add option
Klik ADD “OTHER” jika memerlukan jawapan pengguna selain dari yang disenaraikan.
Setelah Form siap, anda boleh memaparkan form tersebut seperti yang dilihat oleh pengguna lain.
Klik simbol seperti mata.
Paparan Form akan kelihatan.
Tanda * menunjukkan soalan tersebut perlu dijawab. Pada paparan ini anda sendiri boleh melengkapkan Form untuk melihat hasilnya.
Klik simbol 3 titik bertindih.
Pilih Select response destination.
Pilih Create a new spreadsheet dan boleh gantikan nama sheet respon tersebut.
Setelah anda klik butang CREATE sheet respon baru akan dipaparkan. Setiap kali ada respon dari responden, maklumat akan dimasukkan ke dalam sheet ini.
Setiap kali anda ingin melihat paparan sheet respon tersebut anda boleh juga klik simbol seperti rajah dibawah selain daripada paparan utama storan Google Drive.
Sebelum anda menyebarkan pautan Form anda tersebut, anda boleh cuba terlebih dahulu Form tersebut. Mungkin anda ingin melihat kesesuiannya berbanding ciri-ciri responden anda. Mungkin ada perubahan dari segi kandungan dan juga bentuk Form yang perlu diperbaiki terlebih dahulu.
Buka Form anda dalam bentuk paparan pengguna. Masukkan maklumat yang dikehendaki.
Setelah selesai klik SUBMIT.
Anda akan ditunjukkan dengan paparan seperti rajah. Pada paparan ini anda diberi pilihan sama ada submit another response atau tutup.
Apabila anda buka responses dalam paparan pembina Form anda dapati label [1] pada sebelah perkataan RESPONSES.
Klik perkatan RESPONSE. Nombor 1 itu menunjukkan ada satu responden.
Anda akan melihat analsisis yang dilakukan oleh Google Form secara automatik.
Apabila anda klik pada tanda di bawah anda akan dapati sheet respon anda telah diisi dengan satu rekod.
Untuk memudahkan tugas anda untuk menyebarkan Form, pautan (link) pada Form perlu dibina terlebih dahulu supaya mudah anda kongsikan pada sebarang pelantar sebaran seperti media sosial Fecebook, Email, Whatsapp, Telegram dan sebagainya.
Buka storan Google Drive dan cari dimana terletaknya Form yang anda bina. Klik kanan atas nama Form tersebut.
Untuk pengetahuan, dalam tutorial ini Form SEMAKAN MAKLUMAT PERKHIDMATAN di dalam folder Data Kakitangan digunakan.
Pilih Get shareable link.
Anda boleh teru copy pautan yang diberikan pada arahan 1 rajah dibawah ini. Tetapi untuk memastikan pautan tersebut boleh dibuka oleh pengguna lain yang tiada akaun google anda perlu tambah lagi lima langkah dibawah.
Klik Sharing settings.
Pada Who has access klik Change.
Pilih On – Anyone with the link.
Ini akan memberikan tahap security hanya pada pengguna yang terima pautan sahaja boleh buka walau pun tiada akaun Google.
Pada Access Pilih Can view
Arahan ini bertujuan supaya pengguna tidak boleh kemaskini Form anda.
Seterusnya klik Save dan anda boleh copy pautan pada kotak Link to share atau Invite people menggunakan emel.
Pautan yang telah anda copy itu boleh digunakan di mana-mana pelantar sebaran seperti media sosial. Pengguna yang menerima pautan tersebut boleh melengkapkan Form anda pada bila-bila masa dan boleh menggunakan peranti selain daripada komputer.
Pautan yang diberikan oleh Google Form terlalu panjang. Pasti menyukarkan jika menaip semula. Kajian juga menunjukkan tahap kepercayaan seseorang apabila melihat pautan yang pendek akan menjadi lebih tinggi dan mudah bagi mereka untuk membuka pautan tersebut. Terdapat pelbagai web yang menyediakan khidmat memendekkan URL. Ini adalah salah satunya dan percuma. Cuma Jika anda hendakkan pautan yang lebih menarik mengikut kehendak anda bayaran akan dikenakan.
Taip pada Google Search bitly atau taip https://bitly.com
Salin pautan Form anda dan tampalkan pada ruangan SHORTEN.
Tunggu sebentar perkataan SHORTEN bertukar kepada COPY.
Klik Copy.
Tampal (paste) pada mana mana pelantar sebaran seperti Whatsapp, Telegram, Email dan sebagainya.
Pengguan mana yang memperolehi link tersebut boleh memberi respond pada peranti-peranti pintar kerana Google Form juga adalah mesra paparan.
Anda boleh menggunakan video tutorial ini bagi memudahkan pemahaman anda kepada langkah-langkah di atas.
~Selamat Menonton~
Bina satu Form yang berkaitan dengan Maklumat Perkhidmatan kakitangan.
Soalan-soalannya yang boleh ditanya seperti berikut;
| SOALAN | JENIS JAWAPAN | CATATAN |
| Nama penuh | Short Answer | |
| No. KP | Short Answer | Sebagai kunci bagi kenal pasti rekod individu |
| Alamat (Jika bertukar) | Paragraph | Jika ada pertukaran |
| No Telefon (Jika bertukar) | Short Answer | Tujuan mudah dihubungi |
| Emel (Jika bertukar) | Short Answer | Jika ada pertukaran |
| Jawatan | Multiple Choice | Jika ada pertukaran |
| Tarikh Tukar Jawatan | Date | Tarikh Kuatkuasa |
| Gred Jawatan | Multiple Choice | Jika ada pertukaran |
| Tarikh Tukar Gred Jawatan | Date | Tarikh Kuatkuasa |
| Gred Penyandang | Multiple Choice | Jika ada pertukaran |
| Tarikh Tukar Gred Penyandang | Date | Tarikh Kuatkuasa |
Panduan Pengurusan Data 