Bagi memproses data dalam jumlah yang besar, banyak perisian yang boleh digunakan. Berdasarkan InformationWeek IT Network (2014) terdapat 16 platform yang boleh digunakan untuk memproses data besar seperti 1010data, Action, Amazon Web Services, claudora hp, Hortonworks, IBM, InfiniDB, InfoBright, Kognitio, Map Technology R, Microsoft, Oracle, Pivotal, SAP dan Teradata.
Namun berdasarkan pengalaman penulis yang bekerja di dalam sektor kerajaan, kebiasaannya penjawat awam menggunakan platform Microsoft. MS Excel dan MS Access adalah antara perisian yang dapat membantu untuk menganalisis data, mengenal pasti ralat dan menghasilkan laporan akhir.
Dalam modul ini perisian MS Access akan digunakan sebagai pangkalan data yang berupaya memproses bilangan data yang besar dan mudah digunakan. Lebih kurang 2GB saiz maksimum yang boleh ditampung oleh MS Acces termasuk fail-fail sistem. Tanpa memerlukan kemahiran yang tinggi dalam pengaturcaraan komputer ianya memudahkan pengguna biginner memulakan sesuatu pemprosesan data atau sistem.
Perkara pertama yang perlu dilakukan oleh pengendali data adalah menarik data daripada sistem online. Kebiasaannya data yang dikeluarkan daripada sistem online boleh terdiri dalam bentuk format text. Oleh yang sedemikian, pengendali data perlu mengetahui asas menarik data dari text format.
Pastikan anda telah mempunyai fail teks yang telah disimpan di dalam folder yang dibina dalam komputer anda. Contoh fail teks adalah dalam format Note Pad.
Dapatkan capaian kepada sumber data dalam bentuk teks.
Dari tab External Data klik pada ikon Text File.
Melalui Menu File klasik, klik File, Import, dan Text File
Kotak dialog Get External Data keluar dan pilih Import the source data into a new table in the current database.
Klik butang Browse… untuk mencari fail teks yang telah anda simpan sebelum. pada modul ini, fail teks di simpan di dalam folder DataSepadu yang diletakkan di dalam Drive C.
Pada langkah ini anda boleh memilih Link to the data source by ceating a link table. Semua langkahnya adalah sama. Cuma data tidak disimpan di dalam pangkalan data Access. Data yang dipaparkan dalam Table hanya di pautkan ke fail teks yang ditetapkan. Ini adalah bagi mengurangkan ruang simpanan dalam pangkalan data.
Kotak Import Text Wizard akan memaparkan rekod yang terdapat di dalam fail teks. Pada bahagian ini berfungsi untuk mengasingkan lajur mengikut tajuk lajur pada baris paling atas. Pada rajah dibawah ini menggunakan tanda “|” untuk mengasingkan lajur di dalam fail teks.
Pilih Delimited dan klik butang Next >
Kemudian tick pada First Row Contains Field Names bagi menetapkan baris pertama dalam fail teks itu sebagai tajuk lajur.
Aplikasi Access akan menetapkan sendiri nama lajur bagi beberapa lajur yang mempunyai nama yang sama. Kotak dialog seperti dibawah akan keluar. Klik OK.
Seterusnya pilih Other: taip simbol “|“ dalam kotak teks. Simbol tersebut bergantung kepada format yang digunakan oleh pengeluar output fail teks.
Ada sesetengah fail teks menggunakan Tab, Semicolon (;), Comma (,) dan Space (ruang kosong).
Contoh kebiasaan Delimeter fail teks yang digunakan adalah seperti rajah di bawah. Anda boleh pilih tick Other: | bagi rajah kiri dan Tab atau Space bagi rajah kanan.
Seterusnya adalah menentukan format properties bagi setiap lajur yang diimport seperti pada kotak Data Type:
Jika lajur nombor pilih Integer,
Jika lajur Teks pilih Text,
Jika lajur nombor perpuluhan pilih Double,
Jika lajur Matawang pilih Currency,
Jika lajur Tarikh @ masa pilih Date/Time,
Jika lajur Gambar pilih OLE Object.
Anda perlu memastikan format properties ini di letakkan dengan betul supaya memudahkan Access mengenal pasti data yang diimport. Kesilapan pada penetapan Data Type akan menyebabkan data tidak dapat diimport oleh Access.
Secara lalai (Default), Access akan menetapkan sendiri Data Type lajur berdasarkan rekod pertama dalam lajur. Jika pada rekod pertama tiada rekod, maka Access akan menetapkan Data Type Text sebagai nilai default.
Field Name: Nama bagi lajur dan boleh ditukar mengikut kesesuaian.
Indexed: menetapkan data dalam lajur tersebut boleh di duplicate (ulang) atau tidak boleh. kebiasaannya untuk memudahkan, biarkan kepada “No“ supaya tidak berlaku ralat.
Jika ada lajur yang tidak diperlukan, higlight kan lajur tersebut dan tick di dalam kotak Do not import field(skip).
Klik Next >
Access Wizard seterusnya akan meminta anda membuat pilihan sama ada perlu menetapkan primary key atau tidak. Adalah lebih baik anda tidak menetapkan terlebih dahulu terlebih dahulu dengan memilih pada option No primary key.
Ini adalah kerana primary key boleh ditetapkan kemudian selepas data diimport. Kemungkinan jika anda menetapkan primary key akan menyebabkan data yang duplicate akan mengganggu proses import data. primary key adalah suatu ketetapan pada lajur yang mempunyai nilai unik seperti lajur nombor kad pengenalan.
Klik butang Next >
Dan pada akhir Access Wizard, anda namakan Table yang akan terbina di dalam Access berasarkan fail data yang diimport tadi.
Klik butang Finished. Digalakkan untuk menamakan table tersebut dengan kesemua huruf atau karakter rapat dan dimulakan dengan “t” bermaksud table bagi memudahkan urusan pencarian kemudian nanti.
Langkah terakhir adalah melengkapkan kotak dialog yang memberi anda pilihan untuk menyimpan langkah demi langkah import data yang telah anda lakukan bagi kegunaan masa hadapan.
Jika anda rasa perlu klik pada check box Save import steps dan jika sebaliknya hanya klik butang Close.
Terdapat juga notifikasi dari Access yang menyatakan terdapat data yang tidak berjaya diimport. Ini disebabkan oleh kesilapan semasa menetapkan format properties lajur sebelum ini. Contohnya Data Type sepatutnya Integer tetapi ditetapkan kepada Text.
Berdasarkan ruang Access Objects terdapat dua table. Ini adalah kerana terdapat ralat seperti yang dinyatakan sebelum ini. Access memberikan detail berkaitan ralat tersebut. Contohnya, pada rajah di bawah adalah ralat NO KP iaitu Data Type bagi lajur NO KP adalah yang mana secara lalainya Access menetapkan sendiri sebagai Integer sedangkan lajur tersebut adalah Long Integer.
Namun untuk memudahkan, anda perlu tetapkan format Data Type bagi NO KP Text kerana format Text tidak mempunyai banyak konflik seperti number, integer dan Date/Time.
Di bawah ini merupakan data daripada data fail teks yang telah di convert kepada pangkalan data Access.
Selesai langkah demi langkah untuk import data dari fail teks. Import data ini akan menjana satu table dalam Access yang akan digunakan untuk analisis data, ralat dan menjana laporan maklumat yang telah diproses daripada data fail teks.
http://crissysmarteningup.blogspot.my/2011/04/importexport-data-from-excel-2010-into.html
http://www.datawright.com.au/access_resources/access_import_text_files.htm
Panduan Pengurusan Data 