Panduan Pengurusan Data

Terdapat beberapa jenis Lookup dalam Excel.  Fungsi yang sama tetapi kaedah yang berbeza. fungsi lookup adalah mencari dan memaparkan data / rekod dari table  / jadual lain mengikut kriteria yang ditetapkan oleh anda. Dua jenis Lookup yang biasa digunakan adalah Vlookup dan Hlookup.  Tetapi dalam tutorial ini akan diterangkan berkenaan penggunaan formula Vlookup.

Contohnya, ada dua table, satu table rekod maklumat peribadi dan satu lagi table adalah rekod maklumat pengalaman pekerjaan individu.  Kedua-dua table tersebut mengandungi lajur nombor kad pengenalan.  Anda ingin  memaparkan rekod pengalaman bekerja di dalam table rekod maklumat peribadi individu.  Bagaimana?  jika anda menggunakan formula Vlookup anda tidak perlu secara manual mencari di dalam table rekod pengalaman bekerja dan menaipnya semula di dalam lajur setiap  baris rekod table rekod maklumat individu.  Jika 10 hingga 50 orang tiada masalah, tetapi jika 500, 5 000, 50 000 orang???

Di dalam post ini, akan di ajar langkah demi langkah menggunakan fungsi formula Vlookup sehingga berjaya.

Formula :  =Vlookup(Lookup_value;Table_array;Col_index_num;Range_lookup)

Lookup_value : 
Nilai yang digunakan Excel untuk carian di table satu lagi.  Pastikan nilai ini terdapat di dalam table satu lagi dengan ejaan, simbol yang sama (huruf besar tidak diambil kira).  Nilai ini boleh ditaip sendiri atau menggunakan nilai dalam sel excel.

Table_array :
Table satu lagi yang menjadi rujukan carian.  Medan yang mengandungi Lookup_value mestilah berada pada lajur paling kanan.  Ini adalah kerana Excel akan membuat carian dari lajur kiri ke kanan.

Col_index_num :
Merupakan bilangan lajur bagi data yang ingin dipaparkan. contohnya adalah seperti di bawah.

Contoh Table_array,  Lookup_value=No Fail, Col_index_num=2 (bagi memaparkan NAMA berdasarkan carian Lookup_value.

Range_lookup :  Ada dua kategori.  Kategori pertama adalah memaparkan hasil carian berdasarkan nilai terhampir (True / 1).  Kategori kedua pula akan memaparkan hasil carian berdasarkan nilai yang tepat (False / 0)

Situasinya:
Anda dikehendaki menetapkan  gred markah bagi setiap peratus markah murid di dalam kelas anda.

1. Bina satu table markah pelajar seperti rajah di atas.  Kosongkan lajur Gred kerana anda akan menggunakan formula Vlookup untuk memaparkan gred berdasarkan satu lagi table gred.
2. Bina satu lagi table gred pula bersebelahan dengan table markah pelajar.  Table gred boleh juga dibina di dalam sheet lain.
   
3. Klik pada sel D3.
4. Taip =VLOOKUP(C3;$G$3:$H$7;2;TRUE) di dalam ruangan sel D3 tersebut.
   Sel C3 boleh ditaip atau anda klik pada sel di dalam table iaitu markah 65 akan menjadi nilai rujukan (Lookup_value) pada table gred nanti.
   
   G3:H7 boleh ditaip atau menggunakan kaedah select keseluruhan table gred.  Caranya letakkan kursor terlebih dahulu di dalam formula selepas C3; dan kemudian select rekod pada tabel gred tanpan memasukkan tajuk dan header lajur. Lihat pada garisan yang bewarna hijau.

   Disebabkan anda ingin memaparkan gred anda perlu taip nombor 2 sebagai Col_index_num kerana lajur gred adalah lajur kedua selepas markah di dalam table gred.

   Taip TRUE bagi memaparkan nilai yang paling hampir.  Ini akan memberi arahan pada Excel untuk mencari nilai mengikut julat terhampir mengikut turutan menaik.  Dalam situasi ini False tidak boleh digunakan.  False boleh digunakan untuk carian berdasarkan nombor kad pengenalan, nombor passport, dan kod kerja kerana ia akan mencari mengikut lookup_value yang tepat (match) sahaja.

   

5. Select G3:H7 kemudian tekan butang F4 pada papan kekunci anda.  Tanda $ digunakan untuk mengunci table array supaya lokasi table array tidak berganjak apabila anda melakukan langkah ke 7 nanti.

   

6. Tekan ENTER.  Copy sel D3 dan paste pada semua lajur dibawahnya bermula D4 sehingga D26.
7. Cara pantas copy dan paste di dalam Excel adalah letakkan kursor pada bucu kanan bawah kotak sel yang hendak disalin sehingga keluar simbol + . Kemudian klik kiri tanpa melepaskan drag sehingga ke sel yan dikehendaki.  Rujuk arah anak panah hitam dalam rajah di atas.

Di akhirnya anda akan mendapat hasil paparan berdasarkan kriteria carian yang anda kehendaki.

Untuk mahir anda perlu mempraktiknya beberapa kali sehingga anda rasa lebih mantap menggunakannya.

======== Selamat Mencuba.  Jika bermanfaat sila kongsikan.===============