Panduan Pengurusan Data

Membina Pivot Table dalam Excel

Pivot Table merupakan sebuah tools pada aplikasi MS EXCEL yang digunakan untuk meringkaskan, menganalisa, serta menjelajah data untuk dibentangkan menjadi sebuah laporan dalam bentuk jadual-jadual.

Fungsi pivot table ini adalah bertujuan agar sebuah data boleh dibentangkan secara ringkas berdasarkan parameter-parameter yang diberikan sesuai dengan keperluan data.  Pivot table mempunyai sedikit persamaan dengan fungsi query di dalam MS Access.

Dengan menggunakan pivot table diharapkan mempercepatkan analisa suatu data untuk mengambil suatu keputusan.

Perkara-Perkara yang Perlu  Ada Sebelum Membina Pivot Table

Dari data-data tersebut akan dipaparkan jumlah kakitangan berdasarkan JAWATAN (lajur E) dengan menggunakan tools pivot table. Contoh data diatas terdiri dari KOD, NAMA, KP, NO FAIL, JAWATAN, dan STATUS pada ruang A sampai ruang F.

Langkah-langkah dalam membuat pivot table (rujuk Rajah 2):

• Dari menu insert pilih PivotTable pada kumpulan table (disitu terdapat dua pilihan iaitu pivot table dan pivot chart), pilih saja pada pivot table kemudian akan muncul form create pivot table.
• Pada select a table or range higlight data dan tajuk lajur sahaja (pada contoh simulasi ini adalah array A3: F27 yang dipilih).  Abaikan tajuk table.
• Kemudian pilih lokasi pivot table yang hendak ditempatkan pada choose where you want the PivotTable report to be place. Disini terdapat 2 pilihan iaitu:

1. 1. New worksheet jika anda ingin meletakkan hasil pivot table pada worksheet baru yang masih kosong.
   2. Existing worksheet jika anda ingin meletakkan hasil Pivot Table pada worksheet yang sama dengan sumber data pivot table dengan memilih sel atau sheet yang hendak ditempatkan.

Menggunakan Pivot Table

Rajah 3

Bagaimana untuk memilih item / data yang akan digunakan adalah dengan menanda pada check box item yang terdapat pada paparan choose fields to add to report.