Sejak akhir-akhir ini seringkali kedengaran suara-suara luar yang mengherdik dan mempertikaikan setiap perubahan dasar-dasar baharu yang diperkenalkan oleh Kerajaan berkaitan sistem pendidikan. Keadaan itu pula diiringi dengan isu-isu pemansuhan bagi dasar-dasar tertentu (Utusan Online 2009) dan ketidakseimbangan pengeluaran jumlah opsyen guru (Sinar harian 2012). Ini boleh menjejaskan kredibiliti KPM sendiri selaku pengurus SMP yang mana jika data-data yang diperolehi diurus dengan sistematik dan terancang bermula dari peringkat bawah, pastinya maklumat yang diperolehi memberikan maklumat yang dapat memberi gambaran sebenar status sesuatu perlaksanaan sesuatu dasar itu bagi membolehkan perancangan dan rekabentuk dasar tersebut memenuhi keperluan yang dikehendaki. Johan (2013), menyatakan guru di sekolah dikehendaki menguasai teknologi maklumat bukan sahaja untuk pengajaran dan pembelajaran (PdP) tetapi keperluan bagi tujuan pengurusan dan pentadbiran agar sentiasa tersedia pada bila-bila masa diperlukan.
Selain daripada itu berdasarkan kepada proses kenaikan pangkat atau apa jua proses yang melibatkan laluan kerjaya guru-guru menunjukkan berlaku pengulangan dalam mendapatkan maklumat guru dan isu keciciran kenaikan pangkat guru akibat daripada kesilapan memasukkan data di peringkat sekolah, PPD atau JPN. Oleh yang sedemikian merujuk Sakinah & Mohd Nihra (2016) adalah amat penting pengendali yang menguruskan data dan maklumat disemua peringkat mempunyai kemahiran memanipulasi dan menggunakan kaedah-kaedah cepat dan tepat dalam mengurus sistem maklumat dengan berhati-hati dan berintegriti berbanding menggunakan kaedah tradisional yang memakan masa yang lama dan juga terdedah kepada ralat manusia.
Kajian ini akan mengfokuskan kepada organisasi yang terlibat di bawah KPM seperti Sekolah, Pejabat Pendidikan Daerah dan Jabatan Pendidikan Negeri yang mana kesemuanya terlibat secara lansung dan tidak lansung dalam menyalurkan data dan maklumat kepada Kementerian. Peratus besar dapatan kajian ini adalah berfokus kepada Sistem Pengurusan Sekolah (SPS) Modul Pengurusan Guru yang melibatkan Guru atau Pembantu Tadbir di sekolah, Pegawai Meja di PPD dan Pegawai Meja di JPN. Seterusnya melihat kepada hubungan Kementerian dalam pengumpulan dan pemprosesan data. SPS-PG akan dijelaskan lebih lanjut di dalam bab 2
Di dalam zaman yang serba canggih ini, maklumat dapat diproses dalam masa yang singkat. Penggunaan aplikasi-aplikasi spreed sheet seperti Microsoft Excel, Google sheet, Ssuite Office, Calligra Sheets, Corel Quattro Pro, Lotus 123 dan sebagainya dapat membantu dalam memproses data dan mengurus sepadu pangkalan data dengan cepat dan tepat. Bagi penggunaan aplikasi pangkalan data seperti Microsoft Access, File Maker Pro mahu pun aplikasi borang berasaskan web seperti Google Forms dapat membantu dalam mendapatakan data-data dari sumber serta menyokong pemprosesan data sepadu daripada SPS, Modul Pengurusan Guru. Oleh itu kajian ini akan menjurus kepada mereka bentuk modul berdasarkan pengetahuan dan tahap kemahiran pengendali sistem di organisasi terbabit. Di dalam kajian ini, dicadangkan sekurang-kurangnya pengendali sistem mempunyai kemahiran yang sederhana dalam menggunakan Microsoft Excel.
Selanjutnya kajian akan memfokuskan kepada kebolehgunaan modul tersebut ke atas pengendali sistem di peringkat sekolah serta PPD yang mana ini dilihat berdasarkan kepada kaedah pengumpulan dan verifikasi data oleh JPN dan KPM. Kajian akan mendapatkan pandangan berkaitan prosedur yang ditetapkan dan ouput data yang diterima daripada pengendali-pengendali data berkaitan tahap kemahiran mereka. Sistem atas talian yang berkait rapat dengan masalah kebolehcapaian sistem yang terhad seperti contoh arahan dikeluarkan untuk menghantar laporan enrolmen guru tetapi sistem tidak boleh dicapai disebabkan oleh masalah-masalah teknikal internet atau pelayan. Jika masalah-masalah teknikal ini tidak berlaku maklumat enrolmen guru tadi boleh diproses dalam masa beberapa minit sahaja secara atas talian namun ianya mengambil masa yang lama apabila masalah berlaku untuk dikenalpasti. Menurut Boddy dan Buchanan (1986), Sistem merupakan alat sokongan supaya segala aktiviti dan operasi dapat dilakukan dengan lebih sistematik. Oleh itu sistem dimajukan dari semasa ke semasa dengan dibantu oleh alat bantu komputer. Perubahan dalam operasi sistem meninggalkan akibat yang boleh dijangka dan tidak boleh dijangka. Oleh itu adalah lebih baik jika dibuat penambahbaikan terhadap sistem dengan mengintegrasikan data online dan offline bagi tujuan mengurangkan kekangan kebolehcapaian sistem data online.
Panduan Pengurusan Data 