Banyak masalah timbul ketika mengumpulkan data dari pengguna yang memasukkan data menggunakan borang Excel. Salah satu dari masalah tersebut adalah pengguna memasukkan maklumat mengikut format sel yang berlainan. Contohnya maklumat berkaitan jantina. Ada pengguna memasukkan “lelaki”, “L”, bagi lelaki dan “P”, “Perempuan”, “Wanita” bagi perempuan. Pelbagai ejaan dan format yang berbeza menyebabkan diperingkat analisis data menjadi beban kepada pengenalisis.
Oleh itu, adalah lebih baik jika maklumat seperti itu, dijadikan menu pilihan kepada pengguna supaya semua input maklumat yang diterima seragam dan memudahkan pengindentifikasian. Untuk itu di bawah ini tutorial berkaitan penggunaan menu Drop Down di dalam Excel akan ditunjukkan.
Pastikan anda telah membuka aplikasi Microsoft Excel.
1 – Bina satu jadual di dalam Sheet 1 seperti rajah di bawah.
2 – Masukkan dua Column NAMA dan NEGERI LAHIR. Menu Drop Down akan digunakan bagi Column NEGERI LAHIR.
3 – Letakkan kursor pada sel B3 untuk mengaktifkan sel tersebut.
4 – Klik Data Validation di dalam kumpulan tab Data.
5 – Dari menu Data Validation, pilih Data Validation…
6 – Di dalam kotak dialog Data Validation klik tanda arrow pada Allow: dan pilih List dari senarai.
7 – Taipkan di dalam kotak teks Sources: senarai pilihan anda. Di dalam tutorial ini menggunakan negeri-negeri di Malaysia. Taip nama negeri diikuti dengan tanda semicolon (;) atau comma (,) mengikut setting List separator komputer anda. Format adalah seperti rajah di bawah.
Setting List Separator bagi komputer di dalam Regional Setting.
8 – Klik tab Input Message dan taip tajuk mesej dan penerangan. Ini bertujuan untuk memberitahu pengguna supaya memasukkan input menggunakan Drop Down menu.
9 – klik tab Error Alert dan taip tajuk Ralat dan penerangan jika penggunakan memasukkan input yang berbeza dari senarai yang ditetapkan. Error Alert ini boleh dipilih sama ada tidak membenarkan pengguna memasukkan input lain (Stop), atau sekadar amaran (Warning) dan makluman (Info).
10 – apabila anda klik OK paparan pada sel B3 adalah seperti pada rajah. Klik pada arrow akan memaparkan senarai negeri yang telah anda tetapkan. Pengguna hanya perlu pilih dari senarai yang dipaparkan sahaja. Selain dari itu mesej ralat akan keluar.
11 – Copy sel B3 dan Paste pada sel B4 hingga B10 atau sel-sel yang memerlukan senarai tersebut.
Salah satu lagi kaedah yang boleh digunakan menggunakan Data Validation adalah menggunakan sumber senarai input yang dibina di dalam satu lokasi jadual Excel. Ini dilakukan bagi tujuan memudahkan pentadbir pangakalan data melakukan perubahan pada senarai input pada bila-bila masa tanpa perlu menggunakan Data Validation semula.
Ini bermaksud senarai data boleh berubah pada bila-bila masa mengikut keperluan semasa. Selain daripada itu senarai sumber data tersebut boleh disusun secara menaik atau menurun mengikut abjad bagi memudahkan carian.
1 – Bina satu jadual SENARAI negeri di mana-mana kawasan Sheet Excel. Anda boleh juga meletakkan senarai tersebut di dalam Sheet yang berlainan bagi melindunginya dari paparan pengguna.
Lakukan langkah 1 hingga 6 bagi topik 1 sehingga kotak dialog Data Validation terpapar.
2 – Letakkan kursor di dalam kotak teks Source. Kemudian klik pada lokasi SENARAI dan drag dari sel PERLIS sehingga MELAKA atau lebihkan sehingga 14 baris ke bawah. Kemungkinan anda ingin menambah negeri-negeri lain kemudian. Klik OK. Jika lokasi SENARAI di sheet yang berlainan, klik Sheet tersebut terlebih dahulu dan kemudian pilih sel SENARAI.
Setelah itu, anda boleh highlight pada senarai yang anda cipta dan pilih susun secara menaik atau menurun.
3 – Klik Sort
4 – Pilih Sort A to Z (susunan menaik) atau Sort Z to A (susunan menurun).
Ini akan menjadikan menu pada Drop Down sel input juga tersusun mengikut susunan tersebut.
Dan anda akan liohat hasilnya. Apabila pengguna klik pada arrow di tepi sel menu senarai negeri akan terpapar.
Sekian tutorial untuk membina menu Drop Down Excel. Kongsikan kepada rakan anda yang lain bagi sama-sama kita peroleh manfaat kebaikannya.
~Selamat Mencuba~
(Gambar Feature Image yang digunakan adalah dari laman web fiverr.com)
Panduan Pengurusan Data 