Panduan Pengurusan Data

Ramai yang gemar membina kad perniagaan terutamanya yang ingin mengembangkan perniagaan.  Kad perniagaan merupakan satu “alat pemasaran” yang digunakan untuk mengingatkan pelanggan kepada peniaga. Menurut Kotler dan Armstrong (1996) segmentasi pasaran adalah … brosur, papantanda, borang perniagaan, kad perniagaan, bangunan.

Namun, bagi penerima kad perniagaan kemungkinan akan menjadi keperluan pada masa akan datang.  Selalunya berlaku, kad tersebut hilang entah ke mana.  Oleh itu, pada post kali ini adalah tutorial bagi mengurus kad perniagaan yang diterima dari peniaga dengan cara merekodnya menggunakan Google Forms dan menyimpan kesemua rekod tersebut di dalam Google Sheet.  Di bawah ini adalah penerangan langkah demi langkah bagi memudahkan anda membina aplikasi rekod kad perniagaan anda sendiri yang boleh dicapai dari telefon pintar anda.

Masuk ke dalam akaun Google Drive anda. Masukkan emel anda dalam kotak Email or Phone dan seterusnya, masukkan kata laluan akaun anda.

 

Pilih New. Kemudian pilih More dan seterusnya pilih Google Forms.

 

Form kosong yang dipaparkan.

 

Masukkan Nama Form yang dikehendaki. Contohnya Rekod Kad Perniagaan.
Taip soalan yang perlu di isi. Contohnya Nama Organisasi.
Pilih bentuk soalan. Jika NAMA ORGANISASI, gunakan jenis soalan Short Answer.

 

Klik simbol + untuk menambah soalan lain.
Tambah lagi beberapa soalan lain iaitu Nama Individu, No Telefon, Alamat, Emel.
Gunakan jenis soalan “Long answer text” bagi Alamat.

 

Tambah lagi satu soalan iaitu Negeri. Gunakan jenis “Dropdown”.
Anda boleh menambah senarai “Dropdown” dengan taip pada “Add option”. Simbol pangkah pada hujung kanan adalah untuk memadam senarai.
Tambah soalan Kategori dengan senarai “Dropdown”.

 

Tambah lagi soalan Maklumat Tambahan menggunakan jenis soalan “Long answer text”. Bertujuan jika ada maklumat atau no telefon lain.
Tambah soalan Penerangan Perniagaan sama seperti cara di atas. Bertujuan bagi menulis catatan lain tentang perniagaan.

 

Tambah soalan Gambar Kad untuk menyimpan gambar kad perniagaan yang diterima.
Gunakan jenis soalan “File upload”.
Untuk bahagian muat naik fail ini anda boleh menetapkan kriteria bagi fail yang boleh di muat naik iaitu,

Allow only specific file types – Membenarkan hanya fail format tertentu sahaja yang boleh dimuat naik.

Maximum number of files – Menetapkan bilangan fail maksima yang boleh dimuat naik dalam satu masa.

Maximum file size –  Menetapkan ketetapan saiz fail yang akan dimuat naik.

 

Fungsi ikon di bawah setiap soalan,

a)  Dari kiri: Salin (Copy) soalan, atau bina soalan yang sama.
b)  Ikon tong:  Padam (Delete) soalan, dan
c)  Butang Required:  Jika “Enable” soalan mesti dijawab sebelum form di “Submit” (Hantar)

 

Membina tapak Google Sheet bagi menyimpan respon.

Klik pada tab “Responses”.
Klik ikon hijau dalam kotak garis coklat.
13 resposes adalah paparan yang menunjukkan bilangan respon yang telah diisi.

 

Memilih lokasi untuk menyimpan Google Sheets respon dalam Google Drive anda.

Cek pada Toggle create a new… Google Sheets baru akan diwujudkan. Satu lagi toggle opsyen jika anda ingin memilih respon data pada Google Sheets yang pernah anda bina.

Namakan Google Sheets Data Responden. Dicadangkan kekalkan nama yang diberikan oleh Google Sheets.

Klik Create.  Tapak pangkalan data rekod kad perniagaan telah dibina.

 

Paparan nama fail dalam akaun Google Drive anda dan data respon.

Nama fail:
Bussiness Card (Responses): Fail Google Sheets Data respon.
Bussiness Card:  Fail Google Form
Kotak Biru: Paparan respon bagi fail Bussiness Card (Responses)

 

Bina dan salin (Copy) URL pautan dari komputer.
Buka Google Form klik butang Send.
Klik pada send via (ikon hyperlink).  Atau anda boleh hantar pada emel anda.
Klik Copy.  Url tersebut telah di copy dan bersedian untuk di paste.

Paste URL dalam aplikasi Telegram.
Klik “Copy”.  Paste pada PC atau web Whatsapp atau Telegram yang dibuka dalam komputer anda.  Jika menggunakan Telegram anda boleh Copy n Paste dalam Save Messages anda bagi memudahkan carian dalam Telegram telefon nanti.

 

Buka telefon pintar dan klik Url dalam Aplikasi Telegram anda.
Klik pada menu 3 titik dan pilih Add to Home screen.
Anda boleh tukar kepada nama lain dan klik Add.
Klik Add sekali lagi.
Ikon shortcut Google Form akan muncul di Home screen anda.  Jadi anda boleh terus masukkan malumat bussines card anda melalui short cut tersebut.

 

Cara pertama tadi telah ditunjukkan dengan memasukkan short cut Google Form.  Oleh itu, cara kedua ini anda cuba masukkan fail data respon Google Sheets pula (Fail Bussiness Card (Responses).

Buka Google Drive anda melalui aplikasi Google Drive yang terdapat dalam Hp anda.  Cari fail Google Sheets yang telah anda bina awal tadi.

Klik pada menu 3 titik sebelah kiri nama fail.  Klik Add to Home screen.

Klik Add.  Short cut fail tersebut dipaparkan dalam Home screen telefon pintar anda.  Anda boleh terus melihat respon melalui short cut tersebut.

 

Untuk tutorial akan datang, akan ditunjukkan langkah demi langkah bagi menjadikan Google Sheets respon anda tersebut seperti DASHBOARD data bagi memudahkan anda melihat data-data yang telah dimasukkan.

Emel atau komen jika ada pertanyaan.  Saya akan cuba untuk menjawab sebaik mungkin.

 

---

Video bagi memudahkan lagi pemahaman anda.